Komunikacija med ljudmi bo neučinkovita, če sogovorniki ne bodo znali obvladati specifične komunikacijske situacije, v kateri so. Lahko je zelo nestabilna. Partnerji se morajo jasno in ustrezno odzvati na spremembe v njegovi strukturi in biti sposobni ne pokazati (ali pokazati, a pravilno) svojih lastnih reakcij.
Razujmo terminologijo
Pri razlagi pomenov besed "komunikacija" in "komunikacija" je veliko podobnosti, vendar obstajajo tudi razlike:
- Komunikacija se pogosto pojavlja kot govorno dejanje na osebni ravni, s prenosom na partnerja ne le suhoparnih informacij, ampak tudi čustvenega odnosa do predmeta pogovora.
- Komunikacija je manj osredotočena na občutke in izkušnje udeležencev in vključuje poslovni odnos v procesu izmenjave kakršnih koli informacij.
Tako je razlika v teh konceptih v tem, da prvi od njih odraža psihološke vidike človeške interakcije, drugi pa se nanaša na tehnično plat medsebojnih informacij.
Bkot posledica komuniciranja in sprejemanja različnih informacij od zunaj po različnih kanalih se človek razvija kot oseba, spoznava svet in se uči uporabljati njegove koristi, znanstveno povedano vzpostavljati komunikacijske povezave z drugimi v lastnih interesih.
Shema komunikacijskega procesa
Za izmenjavo kakršnih koli informacij sta v tem procesu potrebna vsaj dva udeleženca: prvi je pošiljatelj, pobudnik komunikacije, drugi je prejemnik informacije. Da bi ga naslovnik pravilno zaznal in interpretiral, mora pošiljatelj poskrbeti za njegovo razpoložljivost: upoštevati starost, stopnjo izobrazbe in stopnjo njegovega zanimanja za predmet, izbrati pravi način kodiranja (sredstvo komunikacije) in prenosni kanal. Kodiranje poteka s pomočjo črk, risb, fotografij, diagramov, tabel, ustnega govora. Veliko pomembnih stvari je mogoče sporočiti, na primer z govorico telesa, mimiko, intonacijo glasu, posebnim vedenjem, posebno obleko.
Prenosni kanali: telefon, telegraf, pošta, množični mediji, osebna komunikacija.
Prejemnik dekodira prejete informacije in po potrebi sam postane pošiljatelj: izbere potrebno gradivo za odgovor, način kodiranja, izbere način prenosa, ga pošlje komunikacijskemu partnerju.
Komunikativni proces je lahko kratek, enostranski (naredba direktorja zavoda) in dolgotrajen, ko se interakcija med njegovimi udeleženci večkrat pojavi (na primer načrtovanje dela podjetja). Njena učinkovitost je odvisna odkako dobro so udeleženci obvladali komunikacijske tehnologije.
Kaj je "komunikacijska situacija"?
Situacija je kombinacija, sotočje različnih pogojev za obstoj nečesa. Lahko je ugodno in neugodno, kratkoročno in dolgoročno, obvladljivo in neobvladljivo, spremenljivo in stabilno.
Analiza komunikacijske situacije kaže, da je njena narava odvisna od pogojev, kot so:
- kdo so njeni člani,
- v kakšnem razmerju sta,
- kateri cilji se zasledujejo,
- katera so sredstva in načini njihove komunikacije,
- izbira njegove lokacije in tona (prijazno, sovražno, nevtralno, formalno).
S spremembo enega ali več teh kazalnikov se spremeni tudi celotna situacija komunikacije, ki vodi bodisi k doseganju ciljev, ki si jih zastavijo udeleženci, bodisi, nasprotno, v nerazumevanje in nestrinjanje..
Komunikacija, osredotočena na ljudi
Glavne komunikacijske situacije so po mnenju A. A. Leontieva in B. Kh. Bgazhnokova osebnostno usmerjene in družbeno usmerjene. Razvrstitev vrst in vrst komunikacije je obsežna, odvisno od metodoloških pristopov k njihovemu preučevanju.
Osebno usmerjena komunikacija je namenjena oblikovanju človeka (otrok, učenec, študent, delavec, pacient) lastnih izkušenj ob vsaki priložnosti, k izmenjavi mnenj, čustev, znanja. Komunikacijo, komunikacijsko situacijo podobno gradijo strokovnjaki, ki delajo na področju javnih storitev.(medicinski, izobraževalni, kulturni, socialni).
Ob upoštevanju osebnih lastnosti, stopnje vzgoje, splošnega razvoja in znanja, kraja, časa komuniciranja, prisotnosti ali odsotnosti drugih oseb, nivoja odnosov z otrokom vzgojitelj ustvari določeno komunikacijsko situacijo. Primer: on, ki skrbi za individualni pristop do posameznika, izbere cilj, sredstva in metode, ton komunikacije z učencem. Hkrati pa upošteva tudi svoje čustveno stanje, saj lahko negativni občutki, kot je jeza, povzročijo nezaželene izjave in dejanja.
Družabna komunikacija
Ta vrsta komunikacijske dejavnosti se od osebnostno usmerjene razlikuje na naslednje načine: temelji na družbeno usmerjenih odnosih, ki jih narekujejo objektivni in ne subjektivni dejavniki.
Namen družbeno usmerjene komunikacije je neposreden ali posreden vpliv na člane družbe s pomočjo sprejetih norm in pravil. Ta vrsta interakcije obstaja med člani delovnega kolektiva, med vodji in podrejenimi in se lahko izvaja v neposrednih stikih in posredno prek pisnih ukazov, odredb, obvestil, poročil.
Skladnost s pisarniškim bontonom zahteva izbiro verbalnih in neverbalnih komunikacijskih sredstev, njen slog, cilje, trajanje in upoštevanje situacije. Socialna komunikacijska situacija odnosov med podrejenim in nadrejenim na primer izključuje poznanstvo, ki je včasih dopustno v neformalnem okolju, vendar zahtevakratkost in jasnost predstavitve problema, uporaba strokovnih izrazov.
Sestanki in skupščine zahtevajo skladnost s pravili govorov, njihovo praktično veljavnost.
Vodstvo, ki skrbi za družbeni in komunikativni razvoj, za družbene razmere v svoji ekipi, išče možnosti za izboljšanje kulture svojih članov na področju uradnega in medosebnega komuniciranja.
Komunikacijske ovire ("šum")
Človek v življenju zaide v različne komunikacijske situacije ali jih ustvari sam. Njegov govor mora biti jasen, dostopen, natančen. To je pokazatelj tako njegove lastne kulture kot spoštovanja do svojega komunikacijskega partnerja.
Mnogi nesporazumi, zamere, zadržanosti, nerešeni problemi med ljudmi nastanejo zaradi različnih motenj (»šumov«), ki ovirajo normalen razvoj komunikacijske situacije. Teh ovir je veliko in nastanejo iz različnih razlogov:
- zaradi pristranskega, sovražnega, nespoštljivega odnosa do sogovornika;
- zaradi nezmožnosti poslušanja ali slišanja, osredotočenosti na bistvo in logiko pogovora;
- zaradi nesposobnosti v obravnavani temi;
- zaradi nezmožnosti jasne in kompetentne artikulacije misli uporabljajte nejezikovna sredstva: mimiko, kretnje, gibe;
- zaradi pomanjkanja kulture govora in vedenja;
- zaradi nezmožnosti ali nepripravljenosti priznati svoje napake in občutljivo odgovarjati drugim;
- zaradi slabe organizacije pogovora:njegov kraj, čas, trajanje, struktura so napačno izbrani.
Uspeh pri doseganju zastavljenih ciljev je v veliki meri odvisen od pozitivne naravnanosti in sposobnosti, da že v prvih minutah določimo psihološko stanje in tip sogovornika, se temu prilagodimo.
Priprava na komunikacijo
Pripravljena komunikacijska situacija naj bo kombinacija zaželenih, ne naključnih okoliščin.
- Ko se pripravljate na resen pogovor s posameznikom ali občinstvom, morate natančno preučiti temo, mnenja vplivnih ljudi, resnična dejstva, načrtovane poslovne možnosti.
- Izbran vizualni material (grafike, ilustracije, vzorci, fotografije, video posnetki) spodbuja zanimanje za razpravo.
- Premišljen načrt srečanja ga naredi konkretno in poslovno.
- Poskusite pridobiti zanesljive informacije o sogovorniku: obseg interesov, značaj, psihološki tip.
- Pomislite, kako aktivirati vse udeležence v stiku.
- Kostum, vedenje naj navduši partnerja, ga razpoloži za komunikacijo.
- Poskrbite, da ne bo nobenih motenj: klici, obiski.
Vsaka komunikacija, osebna ali poslovna, ima svoje cilje za udeležence, zato zahteva pripravo, premišljeno strukturo in vsebino z njihove strani.
Učinkovitost komunikacijskih povezav
Izrazi "slabo razmerje", "raztegnjeno razmerje" se nanašajo na neproduktiven odnos ali pomanjkanje le-tega.
Vsa komunikacija se ne konča z zadovoljstvominteresi vseh njegovih udeležencev: nekdo je v celoti dosegel svoje cilje, nekdo - delno, nekdo pa so se pogajanja končala popolnoma brez uspeha. Vendar je prvi udeleženec dobil, kar je hotel, a se je skregal z vsemi ostalimi. Drugi in tretji, ki sta nezadovoljna z rezultati, sta ohranila normalne poslovne stike in jih nameravata ohranjati še naprej. V skladu s tem so se zanje izkazale, da so komunikacijske vezi učinkovite, saj so bili odnosi ohranjeni. V prihodnosti jim bo to omogočilo, da združijo moči pri reševanju drugih težav.
Pomemben zakon komunikacije
Priprava in izvedba komunikacijskih scenarijev zahteva od vsakega od udeležencev veliko notranje energije, če želi z vsemi sredstvi doseči želeni cilj. To je eden od zakonov učinkovite komunikacije.
Brezpogojna vljudnost, umirjenost tudi v provokativni situaciji, ohranjanje osebnega dostojanstva izkazujejo notranjo moč in vzbujajo spoštovanje. Udeleženec v komunikaciji mora biti pozoren in odprt, pripravljen na kompromise in odločen v tistih vprašanjih, kjer popuščanje ni mogoče.
Prizadevanja zahtevajo izkaz dobronamernega odnosa do partnerja, pripravljenost podati potrebna in zadostna pojasnila, dokaz o svoji nedolžnosti. Razumevanje in upoštevanje čustvenega stanja sogovornika, zatiranje lastnih negativnih izkušenj v interesu vzroka ni lahka naloga.
Korekten govor, sposobnost prepričevanja, vztrajanja in strinjanja, upravljanje komunikacijskega procesa - rezultat ni samovzgoja, usposabljanje in izkušnje, pa tudi veliko notranjega dela na sebi.
