Pri predstavitvi rezultatov dela je zelo pomembno, da pripravite svoj poziv občinstvu, pri čemer upoštevate osnovne zahteve za ustno komunikacijo. Zasnova poročila zagotavlja jasno in jedrnato predstavitev informacij, ki jih občinstvo zlahka zazna. V skladu s tem je pomembno upoštevati pravila predstavitve poročila, ki bodo pripomogla k temu, da bo vaš govor zanimiv.
Glavni cilj govorca je v bistvu:
- obvestiti poslušalce o nečem v kratkem času;
- predstavi vizualni material (diagrami, grafi, grafikoni…);
- poskusite posredovati informacije na najlažje dostopne načine;
- izkristalizirati najbolj uporabne in pomembne informacije iz celotnega obsega, predstaviti podatke in dejstva, tako da si jih je enostavno zapomniti.
Glede na namen, predmet, področje delovanja, na katerem je objavljeno, je odvisna tudi zasnova poročila. Lahko napišete sporočilo v prosti obliki in se med demonstracijo tudi svobodno obnašate do govorca. Včasih je treba upoštevatizahtevani gradniki.
Na primer, oblikovanje poročil na znanstvenem področju je vedno strukturirano in identično znanstvenemu delu, o katerem je predstavitev predlagana.
Oglejmo si glavne komponente poročila. Za primer vzemimo zasnovo poročila, ki predstavlja znanstveno delo. Podoben algoritem dejanj je primeren za pripravo poročila o kateri koli temi.
- Besedilo se mora začeti s pozdravom. Na primer: »Spoštovani udeleženci, člani komisije, gostje (tukaj navedite glavne skupine prisotnih, odvisno od narave dogodka)!«
- Seznaniti prisotne z jasnim naslovom teme poročila. To lahko storite: "Vaša pozornost je vabljena k poročilu o temi … Naj začnem z …" (Če je to znanstvena tema, potem lahko začnete z ustreznostjo predlagane teme, nato pa nadaljujete do cilja, nalog in nato do pregleda procesa in rezultatov).
- Nadalje, po uvodnem delu, lahko začnete pripovedovati glavni proces znanstvenih (marketinških itd.) raziskav. Ta prehod je zaželeno podčrtati z besedami. Občinstvo se bo lažje orientiralo, vi pa boste lažje obdržali njihovo pozornost. Lahko ga formuliramo takole: »Dovolite mi, da preidem na glavne rezultate študije. Naj zdaj podrobneje predstavim faze naše raziskave.«
- Zelo dobro bi bilo, če bi vse podatke razbili na bloke. To je mogoče storiti tako, da predlagamo, da se celoten proces obravnava v ločenih fazah. Na primer: "Raziskava na temo … je potekala vveč stopenj. Zdaj bomo na kratko govorili o njih. Torej, na prvi stopnji smo se obrnili na … ".
Ta del poročila je najbolj informativen, daljši, zato morate poskrbeti, da zanimanje občinstva ne izgine. Pri tem vam bodo pomagali različni predstavitveni materiali, ki vsebujejo grafikone, diagrame, ilustracije itd.
Vendar ne smemo pozabiti, da jih prevelika količina lahko še bolj utrudi občinstvo in povzroči razdraženost. Zato je vredno izbrati najpomembnejše in nujne diapozitive, ki krepijo vaš govor, in se izogniti kaleidoskopu vseh vrst slik, ki jih človek komajda ne bo imel časa videti, kaj šele razumeti.
- Upoštevati je treba, da morate jasno razumeti, katera ilustracija spremlja besedilo. Med seboj se morajo ujemati in dopolnjevati. V besedilu celotnega poročila je zelo nujno narediti opombe, kaj točno naj bo diapozitiv na zaslonu, ko izgovarjate določene besede.
- Na koncu poročila je treba na kratko povzeti najpomembnejše stvari, da pridemo do logičnega zaključka. Jedrnato povem. do česa ste prišli v svojih sklepih, kakšne razvojne poti vidite naprej.
- Ne pozabite izraziti hvaležnosti za vašo pozornost, ponudite nadaljevanje razprave.
Na koncu lahko rečemo takole: »Hvala (nekomu) za priložnost spregovoriti, prisotnim za njihovo pozornost. Predlagam, da nadaljujem z razpravo o predstavljenih rezultatih."
Kot vidite, mora biti zasnova poročila čim bolj strukturirana. to jebo govorcu sam pomagal, da se zlahka pomika po informacijah, odgovarja na vprašanja, se lahko znova in znova vrača k besedilu v primeru razpravnih točk, pa tudi med celotno razpravo.
