Zelo enostavno se je zmešati v krogu življenjskih dogodkov. Otroke pravilne razporeditve časa učijo odrasli, ki pogosto vse odlagajo na pozneje. Praviloma to »kasneje« nikoli ne pride. Vse načrtovane primere drugi gladko potisnejo v stran in se na koncu spremenijo v eno neprekinjeno kepo nerešenih nalog.
Težava največkrat ni v številu primerov, ampak v neracionalno sestavljenem urniku. Ljudje načrtovanju svojih dejavnosti ne posvečajo ustrezne pozornosti. Ker pa ste porabili kar nekaj osebnega časa za učenje osnov upravljanja s časom, lahko v prihodnosti znatno prihranite čas. Potem bo v življenju prostor ne le za večne težave, ampak tudi za sebe in svojo družino. Ena najpreprostejših in najučinkovitejših tehnik načrtovanja je Eisenhowerjevo načelo.
Kaj je bistvo tehnike?
Načelo Eisenhowerjeve matrike je kompetentna porazdelitev nalog glede na stopnjo njihove pomembnosti. Pomaga razčleniti celoten seznam nalog na pomembne in nepomembne, nujne in ne zelo pomembne. Z uporabo matrike lahko določite časovno obdobje, ki bo potrebno za rešitev težave,navsezadnje nekaj zahteva več pozornosti, nekatere stvari pa niso vredne petih minut porabljenih zanje.
Če želite doseči uspeh, morate slediti določenemu algoritmu. Vrstni red potrebnih dejanj je odvisen od prioritete nalog. Praviloma različni dejavniki ovirajo osredotočanje na en cilj: osebne težave, ljudje okoli vas, navade itd. Eisenhowerjeva metoda lahko pomaga znebiti se slabosti in se osredotočiti samo na koristna dejanja.
Kako je nastalo to načelo, kdo ga je oblikoval?
Štiriintrideseti predsednik Združenih držav Amerike Dwight David Eisenhower je utemeljil opisano načelo upravljanja s časom. Politik ni mogel pustiti nerešene niti ene naloge, zato je poskušal svoj urnik narediti čim bolj racionalen in optimiziran. Kot rezultat, je Eisenhower vse naloge preoblikoval v matriko.
Danes pisarniški delavci, menedžerji in višji vodje uporabljajo predsednikovo metodo. To nakazuje, da je ta način določanja prioritet res učinkovit in ustrezen.
Kaj je matrika Dwighta Eisenhowerja?
Eisenhowerjev kvadrat (ali načela časovnega načrtovanja) temelji na konstrukciji matrike. Osnovi matrike sta os pomembnosti (abscisa) in os nujnosti (ordinata). Njihovo medsebojno presečišče daje štiri kvadratke, od katerih je vsak napolnjen z nalogami, glede na njihovo porazdelitev.
Za začetek se torej odločite, kaj je pomembno in kaj nujno. Pomembne stvari imajo največji vpliv na dosežkerezultat, nujne naloge pa zahtevajo takojšnjo izvedbo. Na splošno se oblikuje slika, ki daje popolno sliko stanja.
Matrix vam bo omogočil, da nastavite prave prioritete – kaj lahko počaka in kaj ne bo odloženo.
Kaj je v kvadratu A?
Prvi kvadrat, ki se nahaja v zgornjem levem kotu, se imenuje kvadrat A. V to celico so zapisana najpomembnejša in nujna opravila. V idealnem primeru bi moral biti ta kvadrat prazen, saj vam racionalno porazdeljen čas omogoča, da se načeloma izognete prisotnosti tovrstnih primerov.
Glavne zadeve vključujejo:
- zdravstvene težave, ki se običajno pojavijo ob najbolj neprimernih trenutkih;
- kaj bi lahko negativno vplivalo na uspešnost;
- stvari, ki bi lahko, če se ne naredijo, povzročile nove težave.
Samonadzor osebe je odgovoren za polnost tega kvadrata. Konec koncev, če se vsak dan pojavljajo novi primeri v celici A, Eisenhowerjev princip ne bo pomagal. Tu se morate načeloma obrniti na upravljanje s časom, vendar morate najprej obravnavati vse primere, ki bodo v bližnji prihodnosti zapolnili kvadrat A.
Kljub najvišji prioriteti tega kvadratka je mogoče prenesti rešitev problemov, ki polnijo celico, na nekoga drugega. Toda to je le, če je to mogoče in stvari ne zahtevajo nujno osebnega sodelovanja.
Katere naloge pomeni kvadratV?
Ta del matrike je napolnjen z dnevnimi aktivnostmi. Tu je praviloma vključeno vse, kar si zasluži največ pozornosti. To so pomembne, vendar ne nujne zadeve, ki so večinoma povezane z glavno dejavnostjo osebe. Nizka nujnost nalog vam bo omogočila, da ne sprejemate nenadnih odločitev, konstruktiven in razumen pristop pa bo omogočil učinkovitejše dokončanje vseh nalog.
Ljudje, ki večinoma rešujejo probleme kvadranta B, so bolj produktivni. Z dobrimi delovnimi rezultati imajo takšni ljudje dovolj časa za svoje osebno življenje, ne doživljajo nenehnega stresa. Ta kvadrat sestavljajo naloge, ki so malo pomembne in morda do neke mere vsakdanje, a iz njih je v glavnem sestavljena človeška dejavnost.
Naloge iz sektorja B močno vplivajo na moralo in materialno stanje. To so šport, prehrana, spanje, študij in delovne aktivnosti – tiste stvari, brez katerih ne moreš, a so običajno najmanj pozorni, veliko pustijo samo od sebe.
Kakšne velike črke so v kvadratu C?
Kvadrat C vključuje tiste stvari, ki vas ne približajo vašemu cenjenemu cilju, ampak nasprotno, upočasnijo dogodke, odložijo izvajanje res pomembnih nalog. Najpogosteje zahtevajo nujno vlaganje časa, vendar odvrnejo pozornost in zavedejo. Tukaj je pomembno, da si vedno zapomnite rezultate svojih dejavnosti in ciljev in ne preklopite na sekundarno.
V tem sektorju lahko varno vključite gospodinjska opravila in obljube, dane nekomu. Na splošno to ni tako velikopomembno kot nujno.
Kaj je v kvadratu D?
Ljudem, ki ne znajo pravilno načrtovati svojega časa, stvari s tega kvadrata vzamejo največ časa. Te naloge lahko raje imenujemo ne težave, ampak prijetne skrbi, ki poleg tega ne prinašajo popolnoma nobene racionalne koristi. Vpliv kvadrata D je treba, če ne odpraviti, pa vsaj zmanjšati.
Ne zamenjajte počitka z brezciljnim spremljanjem družbenih omrežij, gledanjem TV-oddaj ali serij, praznim klepetanjem po telefonu. Prosti čas lahko preživite tudi v dobro zase in za druge: družino, ljubljene in prijatelje.
Kje se uporablja princip Dwighta Eisenhowerja?
Opisani način porazdelitve nalog se ne uporablja samo za racionalizacijo časa. Pospešena analiza po Eisenhowerjevem principu se uporablja na primer za določitev potrebnih funkcij maloprodajnih objektov. Izboljšanje izdelka v vseh fazah življenjskega cikla se imenuje funkcionalna analiza stroškov (FSA). To načelo združuje ekonomske in tehnične metode za določitev razmerja med lastnostmi izdelka in stroški. Slednje mora biti logično in se izplačati.
Kaj je Eisenhowerjev princip v FSA, ki ga preučujejo številni strokovnjaki iz držav s tržnim gospodarstvom: Francije, Nemčije, Velike Britanije, ZDA. Posledično je bilo ugotovljeno, da za določitev obsega ustreznih funkcij predmeta,pomembno je upoštevati razmerja med njihovo potrebo in stroški. Eisenhowerjevo načelo v FSA je analizirati izdelek in razdeliti njegove lastnosti v tri kategorije:
- Kategorija A. Glavne ali temeljne funkcije: neposredni namen blaga, katerega dobava zahteva več sredstev.
- Kategorija B. Sekundarne lastnosti izdelka, ki so povezane z glavnim. Prisotnost takšnih dodatkov je dobrodošla, vendar odsotnost ne vpliva preveč na prodajo.
- Kategorija C. Dodatne funkcije, katerih odsotnost nikakor ne bo vplivala na kakovost izdelka. Če se izognete porabi za popolnoma nepotrebne dodatke, lahko veliko prihranite.
Vajanje Eisenhowerjevega principa
Absolutno ni nujno, da naloge razdelite natančno v obliki matrike - v kvadrat, vendar sprva lahko naredite samo to, da zagotovite vidnost. Standardni pogled matrike je priročno pretvoriti v več seznamov ali splošni načrt, kjer so primeri iz različnih kvadratov označeni z barvo. Tako lahko na primer tako nujne kot pomembne naloge (kvadrat A) napišete z rdečim črnilom, pomembne, a ne nujne z zeleno (sektor B), nepomembne, a nujne naloge (kvadrat C) z modro, črno pa - nepomembne in ne- nujno. Hkrati je treba stopnjo pomembnosti posameznega primera oceniti ne v mislih, ampak na papirju. Tako nastanejo naloge in njihova izvedba postane bolj resnična.
Zakaj bi morali uporabiti to metodo?
NačeloDwight Eisenhower vam lahko pomaga spremeniti življenje v smislu racionalizacije vašega osebnega časa. Uporaba te metode vam omogoča, da porabite manj časa za nepotrebna opravila in se osredotočite na najbolj obetavne stvari, prav tako pa namenite dovolj časa ustreznemu počitku, pri čemer se izognete tako imenovanim zapravljalcem časa: televiziji, brezciljnemu potepanju po prostranstvih spleta in podobno.
Človek, ki v svojih vsakodnevnih dejavnostih uporablja principe upravljanja s časom, je po statistiki ne le uspešnejši od drugih, ampak tudi bolj zdrav, saj ne doživlja nenehnega stresa, povezanega z zastoji in stalnimi roki. Določanje prioritet (Eisenhowerjevo načelo ali katero koli drugo) bo pripomoglo k optimizaciji vaših življenjskih dejavnosti na vseh področjih.
