Na različnih področjih dejavnosti fizičnih in pravnih oseb se uporablja sistem klasifikacije dokumentov, odobren na ozemlju Ruske federacije. Zbiranje, shranjevanje, kroženje in uporabo dokumentov izvaja taka disciplina, kot je pisarniško delo. V tem članku bomo preučili vse njegove vidike. Upoštevajte koncept in klasifikacijo dokumentov, njihovo funkcionalnost in druge vidike izdaje.
Pisarniško delo: splošne določbe
Za začetek je treba opozoriti, da je podpora dokumentaciji posebno področje dejavnosti, ki je sestavljeno iz oblikovanja, oblikovanja, hrambe in obdelave papirjev. Od tega, kako izgleda dokument in informacije v njem, kako se izvaja organizacija dela z njim, je v veliki meri odvisna pravočasnost in pravilnost sprejemanja ene ali drugačne vodstvene odločitve, ki je v določeni meri pomembna. Dokumenti upoštevajo in odražajo dejavnosti podjetij, podjetij, podjetij. V tej povezavivodenje evidence služi kot predpis zakona. V postopku revizij so najprej revidirani tisti dokumenti, ki beležijo dejavnosti podjetja.
zakonodajni okvir
Pred analiziranjem vrst dokumentov in njihove klasifikacije je priporočljivo, da se seznanite z zakonodajnim okvirom. Tako zvezni zakon, ki ureja informacije in njihovo varstvo, določa obveznost dokumentiranja informacij in opredeljuje številne osnovne nastavitve. Navedeni normativni akt je namenjen tudi urejanju razmerij, ki nastajajo pri razvoju in kasnejši uporabi informacijskih tehnologij. Opozoriti je treba, da obvezno dokumentacijo določajo drugi zakoni. Zlasti Civilni zakonik Ruske federacije določa pravni okvir za dejavnosti in ustrezen postopek za pisarniško delo. Davčni zakonik Ruske federacije določa standardne davčne listine, ki so tudi ena od klasifikacij dokumentov. Preko njih je zagotovljeno računovodstvo za komercialno delo posameznikov in organizacij ter pravočasnost odbitkov davkov in pristojbin v državni proračun.
Poleg tega veljavni zakon opredeljuje vzorce papirjev. Tako Civilni zakonik Ruske federacije določa zahteve glede vsebine in sestave sestavnih pogodb, sporazumov, listin itd. Predpisi določajo oblike tistih dokumentov, ki jih je treba poslati na različne načine, ki se danes uporabljajo.
Razvrstitev dokumentov RF
Omeniti velja, da upravni sistem pisarniškega dela Ruske federacije vključuje klasifikacijo na več ravneh. Priporočljivo je, da ga podrobneje razmislite. Glavna klasifikacija dokumentov predvideva prisotnost naslednjih komponent:
- Organizacijski in administrativni dokumenti. Priporočljivo je, da se tukaj vključijo sklepi, protokoli, navodila, listine, ukazi, določbe.
- Referenčni in informativni dokumenti, vključeni v klasifikacijo dokumentov splošne narave. Govorimo o potrdilih, memorandumih, aktih, telegramih, pismih in tako naprej.
- Po podatkih osebja. Pomembno je omeniti, da ta klasifikacija dokumentov vključuje izjave, delovne knjižice, značilnosti, pogodbe, naročila itd.
Običajno je izpostaviti takšne oblike dokumentov, kot so individualne, predlogne in standardne. Predstavljeni vzorci sestavljajo njihovo klasifikacijo dokumentov po namenu.
Druge vrste dokumentov
Vedeti je treba, da so dokumenti lahko po vsebini preprosti ali zapleteni. Razvrstitev računovodskih dokumentov na kraju prevzema pomeni prisotnost zunanjih in notranjih dokumentov. Glede na izvor ločijo osebne in uradne dokumente. Glede na rok trajanja je običajno, da se vrednostni papirji razvrstijo v trajne, pa tudi na več ali manj kot 10 let. V skladu z znakom javnosti je bila sprejeta posebna klasifikacija regulativnih dokumentov, ki pomeni prisotnost tajnih in netajnih dokumentov. Dodati je treba, da prva skupina vključuje zaupno in popolnomatajni dokumenti. Glede na način snemanja je običajno razlikovati med zvočnimi, rokopisnimi, elektronskimi, grafičnimi, fotografskimi in filmskimi materiali itd. Zadnja skupina se imenuje tudi razvrstitev dokumentov po značilnostih.
Nujni in nenujni dokumenti
Vrednostne papirje lahko razdelimo na nujne in nenujne. Glede na stopnje je običajno ločiti osnutke, izvlečke, izvirnike (z drugimi besedami, izvirnike) pa tudi kopije. Dokumenti državne narave so vključeni v ločeno kategorijo. V skladu z veljavno zakonodajo pooblaščene strukture izdajajo navodila, odredbe, navodila, odredbe, sklepe, odloke in sklepe.
Primarna dokumentacija
Priporočljivo je, da ločeno razmislite o precej obsežni kategoriji primarnih dokumentov. Sem spadajo prispevki z osnovnimi informacijami, pridobljenimi v procesu raziskovanja, razvoja, opazovanja in drugih družbenih dejavnosti. Opozoriti je treba, da se primarna dokumentacija v računovodstvu oblikuje med izvajanjem poslov gospodarskega pomena. Deluje kot dokaz ali dokaz o določenih dejstvih, ki so že realizirana. Skupina izvornih papirjev vključuje na primer potrdila, akte, račune, naloge itd. Za večino od njih so odobreni posebni enotni obrazci. Na primer, do danes so bile vzpostavljene posebne oblike dokumentov za obračunavanje trgovskih poslov, osnovnih sredstev, gotovinskih obračunov in dela.
Podrobnosti o dokumentu
Če za posamezen papir ni enotnega obrazca, se v podjetju oblikuje interni obrazec. Vsekakor pa morajo biti tam prisotne določene podrobnosti:
- Ime dokumenta.
- Datum sestavljanja.
- ime organizacije.
- Bistvo delovanja gospodarskega pomena.
- Merilne naprave.
- Seznam zaposlenih, ki delujejo kot odgovorni.
- Osebni podpisi pooblaščenih zaposlenih.
Notranje pisarniško delo
V skladu z navodili vodstva strukture in na pobudo vodij samostojnih oddelkov je aktualna izdelava različnih določb. Ta skupina dokumentov vključuje standardne in posamezne akte. Opozoriti je treba, da se vsebina slednjega nanaša predvsem na vodstvene enote, oddelke, delavnice, ki so del organizacijske strukture podjetja. Tipična dokumentacija se praviloma nanaša na delavnice glavne proizvodnje.
Vedeti morate, da osnutek pravilnika oblikuje izvajalec, nato pa ga uskladi s pravno službo podjetja. Če se pojavijo ugovori ali pripombe, so navedeni na ločenem papirju ali na drugem izvodu trenutnega. Ključni akt upravne narave v podjetju je ukaz direktorja. S pomočjo tega dokumenta je mogoče sestaviti postopek delovanja strukture, sklepe in navodila, različne vrste dogodkov, rezultate dela ali rezultate revizij.
Poročilo, pojasnilo in servisno obvestilo
Memorandum je dokument, ki navaja določeno dejstvo ali vprašanje, sklep ali predlog. Vedeti je treba, da ga je mogoče poslati vodstvu organizacije ali višji strukturi. Memorandum je treba razumeti kot vrsto pisma, eno od oblik internega tipa korespondence v podjetju. Praviloma se pošlje iz strukturnih oddelkov absolutno vsakemu naslovniku podjetja. Tu je izjema neposredno vodenje. Upoštevati je treba, da lahko obvestilo pošlje tudi določen uradnik podjetja. Imenovani dokument je mogoče opredeliti kot informativni, proaktiven ali poročajoč.
Pojasnilo je treba obravnavati kot dokument, ki služi kot razlaga vsebine nekaterih določb glavnega akta (program, poročilo, načrt). Poleg tega zna pojasniti razloge za neizpolnjevanje navodil vodstva ali kršitev discipline.
Navodila
Navodila so trenutno razvrščena v dve skupini. Dokumenti, ki spadajo v prvo kategorijo, urejajo postopek izvajanja določenega procesa v podjetju, v katerem sodelujejo uradniki, oddelki itd. Opozoriti je treba, da so prav opisi delovnih mest (druga skupina) tisti, ki določajo pravice, dolžnosti, odgovornosti in funkcionalnosti posameznih zaposlenih. Ti dokumenti lahko služijo kot razlaga postopka, po katerem naj se izvajajo navodila odredb in zakonov (odlokov, odredb itd.). Dodati je treba še opise delovnih mestje lahko fiksnega ali trajnega trajanja. Vendar pa se trajni vrednostni papirji vseeno pregledajo in pregledajo vsakih 3-5 let.
Sklep
Torej, obravnavali smo koncept, glavne klasifikacije vrednostnih papirjev in druge vidike teme. Za zaključek je treba opozoriti, da je danes pisarniško delo na ozemlju Ruske federacije dokaj razvita kategorija. V sedanji fazi človekovega življenja ta dejavnost vključuje zagotavljanje kompetentne in pravočasne priprave potrebnih dokumentov ter organizacijo dela z akti (in sicer sprejemanje, pošiljanje, obdelava, priprava, nadzor, shranjevanje, evidentiranje, sistematizacija, priprava na arhiviranje in uničenje). Ureditev pisarniške tehnologije se izvaja v skladu s številnimi področji. Priporočljivo je vključiti standardizacijo, zakonsko ureditev, pa tudi oblikovanje pravnih in regulativnih in metodoloških aktov državnega pomena.
Tako ali drugače organizacija in kasnejše vodenje evidenc zahtevata obvezno prisotnost posebnih veščin in strokovnih znanj. Torej se za izvajanje tega dela v podjetjih ustvarijo ustrezni oddelki ali službe. Omeniti velja, da v majhnih podjetjih tajnice opravljajo pisarniško delo, zaposleni, ki jih pooblasti vodja, pa so odgovorni za stanje dokumentov podjetja. V vsakem primeru mora imeti vsaka skupina dokumentov svoje mesto. Običajno so shranjeni v posebnih ognjevarnih omarah. inNazadnje so lahko zaposleni disciplinsko uvedeni zaradi neustreznega vodenja evidenc. To je treba upoštevati pri uporabi znanja v praksi.
