Zagotavljanje učinkovitega delovanja katerega koli podjetja je povezano s pravilno organizacijo pretoka dokumentov. Nič manj pomemben je nadzor nad roki za izvedbo dokumentov. Dejstvo je, da so tako navadni zaposleni kot vodje oddelkov odgovorni za pravočasno in pravilno reševanje vprašanj, ki jih vsebujejo dokumenti. Nato razmislite, kakšni so roki za izvedbo dokumentov.
Splošne informacije
Roki za izvedbo dokumentov so določeni s predpisi, sklepi ali organizacijskimi in upravnimi akti.
Razpoložljivost informacijsko-referenčnega sistema v podjetju omogoča hitro iskanje registriranih dokumentov po katerem koli znaku. Zlasti med registracijo se v bazo podatkov vnesejo osnovni podatki o dokumentih: vhodne / odhodne številke, podatki o pošiljatelju in naslovniku, datum zapadlosti itd.
Razvrstitev
Obstajajo individualni in standardni pogojiizvršitev dokumentov. Slednje določa zakon. Sem spadajo zlasti roki za izpolnjevanje navodil vlade, vodij izvršilnih zveznih struktur, parlamentarne preiskave, civilne pritožbe, sklepi/odločitve organov upravljanja gospodarskih organizacij itd.
Posamezni roki za izvedbo dokumentov so praviloma določeni neposredno v njihovih besedilih ali v sklepu. Tovrstne navedbe so prisotne predvsem v regulativnih in upravnih dokumentih, statističnih in drugih poročilih.
Roke za izvedbo dokumentov lahko predstojnik določi ustno.
Predpisi
V določbah teh predpisov se roki za izvedbo dokumentov razlikujejo glede na njihovo vrsto.
Na primer, navodila z oznako "nujno" morajo biti izvedena v treh dneh od datuma podpisa. Upoštevajte, da se odštevanje ne začne od dneva prejema papirja, ampak od dneva podpisa.
Če je navedba "nemudoma", potem za izvedbo dokumenta ni na voljo več kot 10 dni.
Če ni določeno, obdobje izvedbe naročila ni daljše od enega meseca.
Spremembe datuma
V praksi se pogosto pojavijo situacije, ko iz objektivnih razlogov ni mogoče pravočasno izvršiti dokumenta. V zvezi s tem mora podjetje odobriti postopek za spremembo roka za izvajanje določenih aktov. Treba je opozoriti, da se prijavapravila so potrebna, če je mogoče, le v izjemnih primerih.
Odločitev o spremembi roka za izvršitev dokumenta lahko sprejme samo zaposleni, ki ga je prvotno določil. Trenutna poslovna pravila ne določajo minimalnih in maksimalnih omejitev prenosa. Zato jih mora vodstvo podjetja samostojno vzpostaviti na podlagi zahtev razumnosti in veljavnosti.
Po splošnih pravilih, sprejetih v praksi, je podaljšanje roka dovoljeno za največ 3 dni. V tem primeru bi morala pobuda priti od zaposlenega, ki mu je bila naloga zaupana. Spremembo roka za izvedbo dokumenta naj utemelji in dogovori z vodstvom.
Naročilo za prenos
Vsa dejanja v zvezi s spremembo roka za izvršitev dokumenta morajo biti zabeležena v ustreznih aktih.
Prenos obdobja mora biti utemeljen. Za to lahko zainteresirana oseba poda enega od naslednjih predlogov:
- O prestavitvi roka z utemeljitvijo razlogov, zakaj dokumenta ni mogoče izvršiti v določenem roku.
- O vključevanju soizvajalcev, če oseba nima dovolj pooblastil za izvedbo naročila.
- O imenovanju drugih izvajalcev.
Treba je reči, da mora izvajalec hitro ukrepati. Ne kontaktirajte uprave 2-3 dni pred iztekom roka.
Nadzorne operacije
Spremljanje skladnosti z rokinaloge vključujejo:
- Fiksacija med registracijo vseh dokumentov in naročil vodstva podjetja.
- Preverjanje pravočasne dostave nalog izvajalcem.
- Opomnik za zaposlene in vodje oddelkov o prihajajočih rokih ali njihovem izteku.
- Vpis v obrazce za registracijo podatkov o prenosu naročil od enega izvajalca do drugega, sprememba roka za izvedbo nalog.
- Obvestilo upraviteljev o postopku izvedbe dokumentov.
- Vnašanje podatkov o zaključenih naročilih v obrazce za registracijo, odstranjevanje opravil iz nadzora.
- Oblikovanje analitičnih referenc in poročil o nadzoru časa.
Nianse
Vsa dejanja, ki zahtevajo izvršitev in odziv, je treba dati pod nadzor. V upravnih listinah so odločbe predmet spremljanja. Hkrati je vsak predmet, ki ga vsebujejo (to je vsaka naloga, naloga) pod nadzorom.
Sekretar vodje mora nadzorovati izvajanje ustnih ukazov predstojnika.
Automatiziran sistem spremljanja
V zadnjem času veliko podjetij pri svojem delu uporablja računalniške programe in baze podatkov. Avtomatizirani sistemi močno olajšajo dejavnosti organizacij, prihranijo čas zaposlenim.
Pri registraciji dokumentov se kontrola izvede samodejno ob izpolnjevanju stolpca »Rok«. Hkrati na sebidokument je lahko žigosan o sprejemu v kontrolo. Njegova prisotnost je bolj nujna za izvajalca.
Za zagotovitev tekočega nadzora odgovorni zaposleni dnevno, običajno na začetku dneva, preverjajo seznam dokumentov, katerih rok izvedbe se izteče na ta dan. V podjetjih, ki uporabljajo interni e-poštni sistem, se opozorila o izteku rokov avtomatsko pošiljajo na osebni računalnik izvajalca. Programsko opremo lahko nastavite tudi za samodejno tiskanje ustreznih papirjev.
Dokončanje dolgoročnih nalog
Nadzor izvajanja dokumentov, ki vsebujejo zapletena navodila, poteka po fazah. Vključuje trenutno, preventivno in nadaljnje spremljanje.
Trenutni nadzor je bil že obravnavan zgoraj. Preventivni nadzor se izvaja na dokumentih, katerih rok se izteče v 2-3 dneh. V skladu s tem ima zaposleni še čas za dokončanje naloge.
Naročilo se po izvršitvi odstrani iz nadzora. Izraža se lahko v sestavljanju in pošiljanju odgovora, prejemu dokumentirane potrditve ipd. Rezultat izvedbe se zabeleži v registrski kartici. Označuje tudi datum izvršitve, številko zadeve, v kateri je vložen dokument.
končni nadzor
Na voljo je praviloma v velikih podjetjih. Končno spremljanje izvajajo zaposleni, odgovorni za spremljanje izvajanja navodil, oziroma tajnice.
Običajno podjetje določi pogostost spremljanja. Spremljanje se lahko izvaja vsak mesec, četrtletje ali teden. Dejansko je končna kontrola ocena delovne discipline v podjetju in v njegovih strukturnih oddelkih.
FZ št. 229
Ena od oblik zaščite interesov subjektov je sodni postopek. V praksi se za najpogostejše zahtevke štejejo izjave, ki zahtevajo dodelitev odškodnine za določene kršitve pravic. Takšni postopki se končajo z izvršilnimi postopki.
Po pravnomočnosti odločbe o zadevi se vlagatelju izdajo izvršilne listine. Rok za izpolnitev zahtev zanje določijo zaposleni na FSSP (sodni izvršitelji).
V 1.30. členu FZ št. 229 je določeno, da sta podlaga za začetek postopka izvršilna listina in izjava tožnika. Ti dokumenti se predložijo na kraju uporabe z zakonom določenih prisilnih ukrepov, določenih v skladu z določbami čl. 33 omenjenega normativnega akta.
Rok za oddajo dokumenta v izvršitev je 3 dni od dneva oddaje v oddelek FSSP. IL (odredba), ki vsebuje zahtevo za vrnitev otroka, ki je bil nezakonito premeščen ali zadržan v Ruski federaciji, za uveljavljanje pravic dostopa do njega v skladu z mednarodno pogodbo, ter zahtevo za njegovo iskanje, se pošlje sodnemu izvršitelju najkasneje naslednji dan po vpisu v FSSP.
Začetek postopka ali zavrnitev tegaizdano z odlokom. Izda se v 3 dneh od dneva, ko sodni izvršitelj prejme gradivo.
Če je treba IL izvesti takoj, se po sprejemu v enoto FSSP prenese na zaposlenega, katerega pooblastila segajo do kraja izvršitve. Če je odsoten, potem gradivo prejme drug sodni izvršitelj. V tem primeru mora biti odločitev o odprtju proizvodnje ali zavrnitvi sprejeta najkasneje en dan po vstopu v storitev.
Če je izvršnica prvič vpisana v FSSP, sodni izvršitelj določi rok za prostovoljno izvršbo izvršnice. Ustrezen rok je naveden v sklepu o začetku postopka. Hkrati je sodni izvršitelj dolžan opozoriti dolžnika na možnost uporabe prisilnih ukrepov po izteku roka, določenega za prostovoljno izvršbo. Dolžnik je tudi obveščen, da mu bodo zaračunani stroški izvajanja dejanj iz 112. in 116. člena Zveznega zakona št. 229 ter provizija za izvedbo.
Rok za prostovoljno izvršitev izvršilne listine v skladu z 12. čl. 30 je enako pet dni. Obračun se začne z dnem, ko dolžnik prejme sklep. V primeru izogibanja izpolnjevanju zahtev se zavezanec obvesti o začetku izvršilnega postopka. Zakonodaja predvideva na primer take ukrepe, kot je rubež premoženja z naknadno prodajo.
