Oblikovanje organizacijskih struktur je metodologija po korakih, ki identificira nefunkcionalne vidike delovnega toka, postopkov in sistemov, jih prilagodi trenutnim poslovnim realnostim in ciljem ter nato razvije načrte za izvajanje novih sprememb. Proces je namenjen izboljšanju tehničnih in kadrovskih vidikov poslovanja.
Za večino podjetij proces oblikovanja povzroči večje izboljšanje organizacije, rezultatov (donosnost, storitve za stranke, notranje poslovanje) in zaposlenih, ki so pooblaščeni in predani poslu.
Zaznamek procesa oblikovanja je celovit in celosten pristop k organizacijskim izboljšavam, ki vpliva na vse vidike življenja podjetja, tako da lahko z razvojem prave metodologije dosežete naslednje prednosti:
- Odlična storitev za stranke.
- Povečaj dobičkonosnost.
- Zmanjšanje delovanjastroški.
- Izboljšana učinkovitost in čas cikla.
- Kultura predanih in angažiranih zaposlenih.
- Jasna strategija za upravljanje in rast vašega podjetja.
Oblikovanje se nanaša na integracijo ljudi z osnovnimi poslovnimi procesi, tehnologijami in sistemi. Dobro zasnovana organizacija zagotavlja, da je oblika podjetja skladna z njegovim namenom ali strategijo, izpolnjuje izzive, povezane z realnostjo poslovanja, in močno poveča verjetnost, da bodo skupna prizadevanja ljudi uspešna.
Ko podjetja rastejo in izzivi v zunanjem okolju postajajo vse bolj zapleteni, poslovni procesi, strukture in sistemi, ki so nekoč delovali, postanejo ovire za učinkovitost, storitve za stranke, moralo zaposlenih in finančno dobičkonosnost.
Organizacije, ki se ne posodabljajo občasno, trpijo zaradi simptomov, kot so:
- Neučinkovit delovni potek brez razčlenitev in korakov z dodano vrednostjo.
- Prekomerni napor ("Nimamo časa, da bi to naredili prav, vendar imamo čas, da to storimo znova")
- Razdrobljeno delo z malo pozornosti za večje dobro.
- Pomanjkanje znanja in usmerjenosti v stranke.
- Pomanjkanje odgovornosti ("To ni moje delo").
- Prikrivajte in krivite namesto prepoznavanja in reševanja težav.
- Zamude pri odločanju.
- Ljudje nimajo informacij ali pooblastil za reševanje težav.
- Menadžment, ne fronta, je odgovoren za reševanje težav, ko gre kaj narobe.
- Potrebno je velikočas je, da nekaj narediš.
- Sistemi so slabo definirani ali krepijo napačno vedenje.
- Nezaupanje med delavci in vodstvom.
uporabljene metode
Pomembno je upoštevati, da gre za različne sisteme interakcij. Čeprav je proces oblikovanja organizacijskih struktur prilagodljiv velikosti, kompleksnosti in potrebam katerega koli podjetja, ni omejen na notranje zahteve višjega vodstva. Vsaka pot rešitve se izdela posebej. Sam sistem temelji na naslednjih metodah, ki bodo navedene spodaj.
1. Listina procesa načrtovanja
Kot višji vodstveni delavci ste se zbrali, da bi razpravljali o trenutnih poslovnih rezultatih, stanju podjetja, okoljskih zahtevah in potrebi po začetku takšnega procesa. Kakšni so naslednji ukrepi? Oblikujete listino za proces organizacijskega oblikovanja. Vključuje "razlog za spremembo", želene rezultate, obseg, dodelitev sredstev, čas, sodelovanje, komunikacijsko strategijo in druge parametre, ki bodo vodili projekt.
Občasno lahko vodstvo preide bodisi skozi proces strateškega načrtovanja bodisi skozi proces razvoja ekipe, preden začne pobudo za spremembo projekta, odvisno od tega, kako jasno razumejo svojo strategijo in kako dobro sodelujejo kot ekipa.
2. Razvoj nove politike
Upraviteljska ekipa (ali drugi, ki so bili povabljeni k sodelovanju v procesu) gleda naprej in oblikuje organizacijskostrukture, ki vključujejo priporočila za "idealno prihodnost". Na tej ravni koraki v tem procesu vključujejo:
- Določite svoje glavno organizacijsko načelo.
- Optimizacija osnovnih poslovnih procesov, ki vodijo do prihodkov ali rezultatov za stranke.
- Dokumentacija in standardizacija postopkov.
- Organiziranje ljudi okoli ključnih procesov. Določitev števila osebja, potrebnega za glavno delo.
- Določite naloge, funkcije in veščine. Kakšne so meritve uspešnosti za vsako ekipno funkcijo? Kako so sojeni in odgovorni?
- Ugotovite potrebe po opremi, razporeditvi in osebju za različne ekipe in oddelke v celotni organizaciji.
- Določite vire podpore (finance, prodaja, osebje), poslanstvo, osebje in kje naj se nahajajo.
- Določite strukturo upravljanja, ki zagotavlja strateško, usklajevalno in operativno podporo.
- Izboljšanje sistemov koordinacije in razvoja (zaposlovanje, usposabljanje, nagrajevanje, izmenjava informacij, postavljanje ciljev).
Na neki točki se proces oblikovanja spremeni v načrtovanje prehoda, ko se določijo kritični datumi izvedbe in izdelajo posebni akcijski načrti za izvedbo novega projekta.
Ključni del tega koraka je sporočanje napredka drugim članom organizacije. Razvit je bil komunikacijski načrt, ki ljudi izobražuje o dogajanju. Izobraževanje prinaša zavedanje in vključevanjevsakega - do začetka obveznosti.
3. Izvedba projekta
Zdaj je naloga zaživeti projekt. Metode oblikovanja organizacijskih struktur morajo vedno vključevati elemente izvedbe. Brez njih se opravila ne bodo izvajala. Ljudje so organizirani v naravne delovne skupine, ki se učijo novega načrta, timskih veščin in oblikovanja iniciativnih skupin. Raziskujejo se nove delovne vloge in vzpostavljajo se novi odnosi znotraj in zunaj enote.
Oprema in tehnična sredstva se preurejajo. Spremenjeni in prilagojeni so sistemi nagrajevanja, sistemi izboljševanja uspešnosti, izmenjave informacij, odločanja in vodenja. Nekaj od tega je mogoče hitro narediti. Nekatera podjetja morda zahtevajo več podrobnosti in se izvajajo v daljšem časovnem obdobju.
Smernice
Metode organizacijskega oblikovanja opravljajo različne poslovne funkcije. Zasnovani so tako, da zadovoljijo specifične motive. Prav tako si je treba prizadevati za uskladitev organizacijske strukture s spreminjajočimi se potrebami. Dober sistem ne le olajša komunikacijo, temveč prinaša tudi učinkovitost v različnih segmentih. Zato je pri razvoju pomembno biti pozoren na načela.
1. Spodbujanje učinkovitosti
Načrtovanje organizacijske strukture podjetja vključuje nekaj pozitivnih elementov za zaposlene. V odgovor lahko dobite pozitiven odgovor zaposlenih. Glavni namen organizacijske strukture je vnesti učinkovitost v različne funkcije. Sistematično delo ne bo ničesar prepustilo naključju in vsako dejanje bo usklajeno, da ga čim bolj izpeljemo.
Člani organizacije si prizadevajo za čim večjo proizvodnjo blaga in storitev iz danih virov. Prizadevamo si za sistematičen, racionalen in usklajen nadzor nad različnimi odpadki in izgubami. Za zagotavljanje učinkovitosti delovanja so bili razviti različni organizacijski modeli. Odločeni so, da bodo dosegli svoje cilje.
2. Komunikacija
Oblikovanje organizacijske strukture podjetja vključuje trenutek ustvarjanja kontaktov v vseh oddelkih. Komunikacija je problem številka ena v vsaki organizaciji. Dobra struktura zagotavlja ustrezen kanal komunikacije med posamezniki, ki delajo v organizaciji. V dobri strukturi so navedeni tudi vzpostavljeni poročevalski odnosi in hierarhija tistih, ki poročajo. Obstaja potreba po horizontalnem, navpičnem in stranskem komunikacijskem procesu, ki ga izvaja dobro načrtovana struktura.
3. Optimalna uporaba virov
Ustrezna razporeditev virov pomaga tudi pri njihovi optimalni uporabi. Oblikovanje organizacijske strukture organizacije daje pomembnejše mesto aktivnostim za doseganje skupnih ciljev. Dogodki so umeščeni glede na njihov pomen v sistemu in podana so ustrezna priporočila za razporeditev sredstev. Optimalna razporeditev sredstev je bistvenega pomena za rast podjetja.
4. Zadovoljstvo pri delu
Dobrooblikovanje organizacijske strukture organizacije zagotavlja, da so dolžnosti in odgovornosti različnih ljudi, ki delajo v podjetju, jasno dodeljene. Delovna mesta so razporejena glede na njihovo znanje, izkušnje in specializacijo. Ljudje dobijo priložnost, da razložijo svoje delo. Ko bodo ljudje lahko delali v mejah, bo zadovoljstvo pri delu.
5. Ustvarjalno razmišljanje
Načela oblikovanja organizacijskih struktur lahko vključujejo element, ki prosto načrtuje in izvaja svoje delo. Posamezniku omogoča razmišljanje in razvoj novih in boljših načinov za izpolnjevanje nalog. Organizacijska struktura poskuša ljudi umestiti na mesta, kjer so najbolj primerni. Veliko ljudi je s svojo ustvarjalnostjo v določenem delu podjetja prispevalo k razvoju vodstvenega mišljenja.
6. Enostavnost upravljanja
Načela oblikovanja organizacijskih struktur temeljijo tudi na optimizaciji tega procesa. V poslu dela veliko ljudi. Njihovo funkcijo je treba opredeliti in dodeliti odgovornosti v skladu z zahtevami organizacije. Dobra struktura bo pomagala vzpostaviti odnose med ljudmi, ki delajo na različnih položajih. Organizacijski sistem je mehanizem, s katerim vodstvo usmerja, koordinira in nadzira dejavnosti različnih posameznikov.
Dobro premišljena struktura bo pomagala tako vodenju kot vodenju podjetja. Zagotovljeno je, da nobena dejavnost ne ostane brez nadzora in se delo porazdeliglede na zmožnosti oseb, ki ga izvajajo. Dobro premišljeni koraki organizacijskega oblikovanja so odlična pomoč za dobro vodenje. Upoštevajte jih.
Fape oblikovanja
Ustvarjeni sistem mora ustrezati zahtevam podjetja. To bi moralo zagotoviti optimalno uporabo delovne sile in pravilno izvajanje različnih funkcij. Potrebni so harmonični odnosi med ljudmi na različnih položajih. Oblikovanje konstrukcije je pomembna naloga, ki jo je treba skrbno pretehtati. Spodaj bodo navedene glavne točke, na podlagi katerih se razvija popolno načrtovanje.
1. korak: definiranje dejavnosti
Morajo biti opredeljeni ukrepi, ki jih je treba sprejeti za doseganje ciljev podjetja. Prav tako je treba opredeliti funkcije, ki jih je treba izvesti za doseganje različnih ciljev, in dejanja, povezana s temi funkcijami. Brez te stopnje oblikovanja organizacijske strukture menedžerji ne bodo mogli doseči želenega rezultata.
Glavne dejavnosti so razdeljene na številne podvrste vsake industrije. Pri določanju vrst je treba upoštevati, da se nobena od njih ni izognila podvajanju dejavnosti, različne funkcije pa se izvajajo usklajeno.
2. korak: združevanje dejavnosti
Tesno povezane in podobne dejavnosti so združene po oddelkih in panogah. Usklajevanje med dejavnostmi je mogoče doseči le s pravilnim kopičenjem. Združeni pogledidejavnosti se lahko dodelijo različnim položajem. Dajanje navodil posameznikom ustvarja avtoriteto in odgovornost. Ta dejavnik pri oblikovanju organizacijskih struktur vam omogoča, da povečate pomen določenega zaposlenega. Pooblastila se prenesejo na nižje ravni različnih oddelkov in določijo se odgovornosti.
3. stopnja: prenos pooblastil
Delegiranje je administrativni proces, kjer ljudje naredijo nekaj drugačnega tako, da so odgovorni. Ko se v organizaciji ustvarijo različna delovna mesta, se tem posameznikom dodeli delo. Če želite opraviti delo, potrebujete avtoriteto. Pooblastila se prenesejo na različne osebe v skladu z razporeditvijo odgovornosti. Končna faza oblikovanja organizacijske vodstvene strukture mora to jasno odražati. V procesu dodeljevanja nalog se v organizaciji ustvari avtoriteta, sistem, ki določa, kdo bo s kom formalno sodeloval.
Lastnosti dobrega sistema
Oblikovanje organizacijske strukture nakazuje, da mora ustvarjena naprava ustrezati različnim potrebam in zahtevam podjetja. Upoštevati je treba, da ima vsako podjetje svojo edinstveno obliko upravljanja. Če upoštevamo značilnosti kot celoto, če povzamemo, bodo videti takole.
1. Počisti pooblastilo
Osnove oblikovanja organizacijskih struktur upravljanja se začnejo z ustvarjanjem osnovne hierarhije. Obstajati mora jasna linija avtoritete od zgoraj navzdol. Prenos pooblastil je treba izvajati po fazah in v skladu z naravo dodeljenega dela. Vse vorganizacije morajo imeti popolno razumevanje dela in pooblastil, prenesenih na določeno osebo. Če te jasnosti ni, bo prišlo do zmede, sporov in konfliktov.
2. Ustrezen prenos pooblastil
Naloge oblikovanja organizacijskih struktur dodatno vključujejo kompetentno porazdelitev odgovornosti. Prenos pooblastil mora biti skladen z ugotovljeno odgovornostjo.
Če ni dovolj moči za sprejem dodeljene naloge, opravilo ne bo dokončano. Včasih vodje dodelijo naloge podrejenim, ne da bi jim dali ustrezna pooblastila, kar kaže na pomanjkanje odločanja z njihove strani. Neustrezne naloge bodo povzročile težave podrejenim, ker morda ne bodo mogli izpolniti uveljavljene zahteve.
3. Manj ravni upravljanja
Elementi oblikovanja organizacijske strukture se morajo izogibati zapletenim vzorcem. Kolikor je mogoče, je treba zmanjšati, vendar v razumnih mejah, ravni upravljanja. Večje kot je število teh ravni, večja je zamuda pri dostopu. Prenos odločitev od zgoraj navzdol bo trajal dlje.
Podobno bodo informacije z nižjih nivojev potrebovale veliko časa, da dosežejo vrh. Število ravni upravljanja je odvisno od narave in obsega poslovanja. Za vsako težavo ni mogoče določiti določenega števila struktur, vendar si je treba prizadevati, da bi jih bilo čim manj. Ta optimizacija bo zmanjšala stroškečas.
4. Obseg nadzora
Proces oblikovanja organizacijskih struktur upravljanja bi moral vključevati tudi nadzorne funkcije. Stopnja nadzora se nanaša na število ljudi, ki jih upravljavec lahko neposredno nadzoruje. Oseba naj spremlja le število podrejenih, s katerimi lahko neposredno komunicira.
Števila oseb, ki jih je treba nadzorovati, ni mogoče določiti univerzalno, ker bo odvisno od narave dela. Prizadevati si je treba, da je dobro vodena skupina pod nadzorom, sicer bo prišlo do neučinkovitosti in slabega delovanja.
5. Enostavnost in prilagodljivost
Pristopi k oblikovanju organizacijskih struktur ne bi smeli biti zapleteni. Ne bi smeli dodajati nepotrebnih ravni nadzora. Dobra struktura se mora izogibati dvoumnosti in zmedi. Sistem mora biti tudi prilagodljiv, da se prilagaja spreminjajočim se potrebam.
Lahko pride do širitve ali diverzifikacije, kar bi zahtevalo prerazvrstitev dolžnosti in odgovornosti. Organizacijska struktura mora biti sposobna vključiti nove spremembe brez prilagajanja temeljnih elementov. To vam bo omogočilo, da ne boste spreminjali vseh predhodno vnesenih določb.
Osnovni elementi
Analiza organizacijske zasnove bi morala pokazati strategijo razvoja talentov v podjetju. Ali ta uvedba doseže poslovni cilj, je deloma odvisno od moči celotnega notranjega sistema. Organizacijsko oblikovanje ustvarja delovne odnose med ljudmi, vzpostavlja meje odgovornosti indoloča, kdo je komu odgovoren.
Obstaja več načinov za strukturiranje podjetja. Pravilna načela za oblikovanje organizacijskih struktur upravljanja izhajajo iz potreb in želja podjetja. Na podlagi tega promovirajo prave ljudi.
1. Strategija
Najboljši pristop k organizacijskemu oblikovanju upošteva strateške načrte podjetja. Takšne aktivnosti pa izhajajo iz vizije podjetja. Poslanstvo - razlog za obstoj podjetja - njegov namen.
Vizija je najvišji dosežek podjetja, izvajanje zastavljenih nalog. Vsaka strategija poskuša uresničiti vizijo, organizacijska struktura pa mora ta prizadevanja podpirati. Na primer, podjetje, ki se je odločilo za širitev na tuje trge, se lahko konsolidira v geografske oddelke. Spremembe strategije zahtevajo posodobljeno strukturno zasnovo
2. Okoljski dejavniki
Poslovnega okolja, v katerem delajo zaposleni, organizacijski oblikovalci ne morejo prezreti. Nepredvidljiv, hitro spreminjajoč se sistem zahteva fleksibilnost, prilagodljivost in sodelovanje med agencijami.
V taki situaciji bo zasnova organizacijske strukture vodenja podjetja strojnega tipa omejila spretnost in odzivnost osebja. Namesto tega lahko razvijalci zgradijo organski horizontalni sistem, ki izravna ravni vlade in decentralizira odločanje. Hkrati stabilno okolje omogoča uporabo kontrol, dobro opredeljenih nalog in centralizirane avtoritete v mehanistični strukturi.s svojimi navpičnimi stopnjami naraščajoče moči.
3. Velikost podjetja
Majhna podjetja z malo ljudmi imajo pogosto različne vloge, so neformalna in ne pišejo veliko pravil. Ker podjetje nastaja organsko, bi bilo napačno, če bi mu poskušali vsiliti formalno, mehanistično strukturo. Zasnova organizacijske strukture in sistema v tem primeru ne bi smela vključevati imperativnih in konzervativnih elementov izvajanja notranjih aktivnosti.
To bi bilo neuporabno dejanje. Poleg tega lahko nepotrebna birokracija moti poslovanje. Velike organizacije potrebujejo več nadzora in nadzora. Mehanistična struktura ustvarja jasno odgovornost in je zato primerna za podjetja z velikim številom zaposlenih.
4. Starost podjetja
Na začetku življenja podjetja njegova majhna velikost zagotavlja organske strukturne lastnosti, ki spodbujajo prožnost in okretnost. Ko se podjetje razvija in širi, se začne:
- mehanizirajte z dodajanjem pravil, politik in postopkov;
- postavite jasno opredeljene cilje;
- izvajati obsežne sisteme notranjega nadzora in ukazne verige.
Skratka, zrelost rodi birokracijo. Starejše ko je podjetje, večja je verjetnost, da bo notranji sistem postal okoren, kar bo oviralo inovativnost, prilagodljivost in hitre odzive. Proces organizacijskega oblikovanja mora upoštevati obseg, v katerem se mora staro podjetje prestrukturirati, da bi zmanjšalo svojemehaniziran sistem. V nasprotnem primeru lahko nastanejo resne vodstvene in kadrovske težave.
Strukturni projekti
Konstrukcijski načrti imajo svoje prednosti in slabosti, zato morajo oblikovalci skrbno pretehtati vsak korak. Dve skupni temi sta funkcionalna in divizijska delitev. Funkcionalna struktura ustvarja oddelke glede na dejavnosti, kot so proizvodnja, trženje in finance.
Združene dejavnosti povečujejo učinkovitost, vendar lahko ustvarijo ovire med oddelki. Divizijska struktura združuje ljudi glede na izdelek, stranko ali geografsko lokacijo, kar učinkovito ustvarja majhna podjetja z lastnimi trženjskimi, finančnimi in proizvodnimi zmogljivostmi. Tako so oddelki osredotočeni in odzivni, vendar se podvojijo poslovne aktivnosti med oddelki in znotraj podjetja kot celote.
Shema vrste nadzora
Organizacijski grafikon je vizualna predstavitev formalnega tipa oblikovanja. Načrt prikazuje strukturo organizacije, odnose in relativne ravni položajev v vsaki panogi. Pomaga organizirati delovno mesto tako, da začrta smer nadzora za podrejene.
Tudi majhno podjetje z eno osebo lahko uporabi nekakšen organizacijski diagram, da vidi, katere funkcije je treba opraviti. Takšno načrtovanje in vizija strukturira delo in pomaga pri realizaciji vseh nalog ter reševanju nastajajočih komunikacijskih problemov.težave.
Organizacijski grafikoni ponujajo naslednje prednosti:
- Učinkovito komunicirajte organizacijske, storitvene in poslovne informacije.
- Omogoči vodjem sprejemanje odločitev o virih, zagotavljanje temeljev za upravljanje sprememb in posredovanje operativnih informacij v celotni organizaciji.
- Vse, kar je odvisno od podjetja, bi se moralo odvijati na pregleden in predvidljiv način.
- Zagotavlja hitro zamenjavo za formalne poslovne hierarhije.
- Vsem v organizaciji pove, kdo je za kaj odgovoren in kdo komu poroča.
Seveda obstaja nekaj omejitev glede pogledov na organizacijsko zasnovo:
- So statični in neprilagodljivi, pogosto zastareli, ko se podjetja spreminjajo in gredo skozi faze rasti.
- Ne pomagajo razumeti, kaj se v resnici dogaja v neformalni organizaciji. Dejstvo je, da so organizacije pogosto precej kaotične.
- Ne morejo se soočiti s spreminjajočimi se mejami podjetij zaradi zunanjega izvajanja, informacijske tehnologije, strateških zavezništev in omrežnega gospodarstva.
V zgodnjih fazah se lahko podjetje odloči, da ne bo vzpostavilo formalne organizacijske strukture. Vendar mora podjetje obstajati tudi brez jasno določenega načrta, da bi bil potek razvoja uspešen. Večini malih podjetij se zdijo organizacijski diagrami uporabni, saj pomagajo lastniku ali upravitelju slediti rasti in spremembam v vsaki panogi in smeri.
Sklep
Ta pristop oblikovanja vodi do pomembnih izboljšav kakovosti, storitev za stranke,čas cikla, zmanjšana fluktuacija in odsotnost z dela, povečana produktivnost s 25 na vsaj 50 %. Dobra novica je, da je načrt mogoče uporabiti za skoraj vsako vrsto in velikost poslovanja. Čas, potreben za dokončanje načrtovanja, je odvisen od narave, velikosti in virov podjetja. Velike in zapletene projekte je mogoče zaključiti v nekaj dneh. Mala podjetja potrebujejo veliko manj časa in sredstev.
