Članek ponuja razlage za koncepte, kot so vhodna in odhodna dokumentacija, dokumentni tok in njegova struktura, tok dokumentov, njegov način in cikličnost, notranja in zunanja dokumentacija. Podani so načini osvetljevanja potrebnih informacij in njihove hrambe v tekočih zadevah in arhivih med pisarniškim delom.
Vrste tokov dokumentov
V tej dobi informacij si je nemogoče predstavljati delovanje katere koli strukture proizvodnje, potrošnje, regulacije ali distribucije brez dokumentacije. Delo z dokumentacijo v današnjem informacijskem papirnem in elektronskem razcvetu postaja vse bolj zapleteno. Spreminjajo se nosilci informacij, spreminjajo se ljudje, ki jih obdelujejo, spreminja se pravno polje uporabe informacij. Tudi koncept in struktura toka dokumentov se lahko spremenita.
Dokument kot enota toka dokumenta
Dokument je informacija, zapisana v obliki katerega koli materialnega predmeta. Dokument je lahko fotografija, video, zvočni posnetek, da ne omenjampapirni mediji in datoteke. Toda dokument postane dokument le, če ima številne potrebne zahteve. Te zahteve se imenujejo podrobnosti in so obvezne značilnosti, določene z zakonom ali predpisi za določene vrste dokumentov. Za registracijo organizacijskih in upravnih dokumentov, na primer, obstaja GOST R 7.0.97-2016. Ena najpomembnejših podrobnosti je datum dokumenta (včasih celo ura).
Kaj je tok dokumentov
Dokumentni tok je gibanje dokumentov med točkami ustvarjanja informacij, točkami obdelave informacij, točkami shranjevanja informacij in neposrednimi uporabniki informacij. Dokumentni tokovi se zelo razlikujejo po vrsti dokumentov in njihovi vsebini, načinu in cikličnosti, načinih gibanja itd.
Tokovi dokumentov v organizaciji (kar pomeni tudi podjetja) so po smeri razdeljeni na vhodne in odhodne. Vsaka vrsta toka mora biti ločena drug od drugega, da se izognete napakam in zmedi pri delu z dokumenti.
Dohodni dokumentni tok je sestavljen iz dokumentov, ki prihajajo v organizacijo po pošti, e-pošti, ki jih prinesejo namerno (s kurirji). Dokumente na vhodu je treba razvrstiti, nepotrebne - odstraniti v smeti. Potrebne ali morebiti potrebne dokumente je treba evidentirati v dnevnikih (papirnatih ali elektronskih) z navedbo datuma prejema, imena dokumenta in njegovih podrobnosti (datum dokumenta, ime pošiljatelja ipd.), organizacijske enote, v katero dokument je bil poslan.
Odhodni dokumentni tok je sestavljen iz dokumentov, ustvarjenih inizda ali obdela organizacija. Vsem odhodnim dokumentom je treba dodeliti serijsko številko, preveriti jih je treba glede prisotnosti potrebnih podrobnosti in njihove pravilnosti, zapisati jih je treba v dnevnike z navedbo datuma (praviloma je to datum podpisa dokumenta), izhodna številka in koda oddelka, ki je pripravil dokument.
Če je tok dokumentov nemogoče obdelati takoj (njegovo močno povečanje), je treba povečati število zaposlenih, ki obdelujejo dokumente, da bi se izognili napakam in zamudam, ki so za organizacijo pogosto zelo dragi.
Vrste tokov dokumentov so lahko zelo različne, vse je odvisno od vrste dejavnosti organizacije in metod njenega dela.
Za velike organizacije in podjetja je pravilno strukturiran pretok dokumentov prav tako pomemben kot pretok materialov ali izdelkov. Za velike tokove dokumentov se razvijejo in uporabljajo celo dokumentarni tehnološki procesi.
Koncept zunanjih in notranjih tokov dokumentov
Poleg dohodnih in odhodnih informacij v organizaciji so interni, t.j. informacije, ustvarjene in uporabljene samo v sami organizaciji. Te informacije imajo lahko določeno stopnjo tajnosti in niso javno dostopne niti znotraj istega oddelka. Izmenjava pisem med oddelki iste organizacije običajno ni sprejemljiva. Za dokumentarno komunikacijo se uporabljajo tako imenovane službene opombe (poročila, pojasnila, potrdila), ki jih podpisujejo vodje oddelkov. Poleg beležk vorganizacije izvajajo naročila, navodila, certifikate, tehnično dokumentacijo in drugo dokumentacijo.
Notranji dokumentni tok iz teh razlogov mora biti jasno urejen, tako da tajni podatki ne padejo na javna mesta, tudi v obliki izsekov ali delov. Zato notranji podatki niso namenjeni preseganju organizacije, včasih pa tudi meja ene enote. V tem primeru se takšne informacije prenašajo iz oddelka v oddelek le z dovoljenjem vodje oddelka in se med prenosom (tudi v arhiv organizacije) nujno evidentirajo v posebnih revijah, ki označujejo prejemnika in potrjujejo njegovo pooblastilo za prejemanje (dovoljenje za delo z dokumenti).
Parametri toka dokumentov
Dokumentni tok je zapleten sistem, za katerega so značilni naslednji parametri:
- vsebina (ali katere funkcije opravlja);
- struktura;
- način in cikličnost;
- smer;
- volumen;
- drugo.
Vsebina ali funkcionalnost
Ta parameter toka dokumentov je seznam dokumentov, ki jih uporablja organizacija, in sestava informacij, ki jih vsebujejo ti dokumenti. Ta vrednost je konstantna za manjše število organizacij, katerih dejavnost je zelo specifična in skozi čas konstantna (običajno so to sodišča, arhivi, registri in druge neproizvodne organizacije). Za večino organizacij, zlasti proizvodnih, je tok dokumentov nekonstantna vrednost, ki se spreminjaodvisno od različnih sprememb: vrste dejavnosti, partnerjev, tehnologij, materialov, zakonodaje in drugih zahtev spreminjanja proizvodnje in začasnih sprememb.
Struktura toka dokumentov
Koncept in strukturo poteka dela lahko opišemo z lastnostmi, s katerimi je podana klasifikacija dokumentov in njihovo indeksiranje, celoten orientacijski sistem je oblikovan v referenčnem aparatu dokumentov organizacije. Običajno takšna struktura ustreza vrsti in namenu toka dokumentov.
Način in cikli
Ti parametri določajo spremembe v obremenitvi prejetih informacij skozi čas. To je na primer močno povečanje obsega dela z osebnimi datotekami prosilcev izobraževalne ustanove med sprejemno kampanjo ali s študentskimi dokumenti med sejami in maturo.
Takšne spremembe so povezane z notranjimi ritmi organizacije in so običajno precej predvidljive in načrtovane.
Spremembe v smeri toka dokumenta
Te spremembe so povezane z vsebino dela enote za obdelavo informacij. Gre za razlike v načinih evidentiranja dokumentov, načinih spremljanja rokov za izvedbo dokumentov, načinov seznanitve z njimi, predvsem pa potrjevanja in usklajevanja različnih dokumentov. Na spremembe v smeri tokov dokumentov bodo vplivale tudi notranje spremembe v strukturi in smeri organizacij.
Obseg toka dokumentov
Obseg pretoka dokumentov je znesekdokumentov (tako izvirnikov kot kopij), ki jih je mogoče izraziti tako s številom samih dokumentov kot s številom listov, znakov, številom izvajalcev in oseb, s katerimi je dokument dogovorjen. Na primer število partnerskih organizacij, s katerimi se morate dogovoriti o pogodbi ali s katerimi jo morate podpisati.
Potek dela organizacije vključuje skupno število dokumentov v vseh tokovih.
Izboljšanje dela z dokumentnimi tokovi v organizaciji
Za izboljšanje tega dela je potrebno preučiti celoten proces papirologije, določiti jasna priporočila, ki naredijo proces tehnološko kompetenten: odstraniti podvajanje pri delu z dokumenti, izključiti odobritev dokumentov s strani oddelkov, ki niso povezani s tem. Večji kot je pretok dokumentov, bolj je obremenjen administrativni aparat organizacije ali vsaj večina.
Ena od glavnih točk izboljšanja dela osebja z dokumenti je raven njihove strokovne usposobljenosti v vseh fazah dokumentotoka, optimalna obremenitev osebja, jasna ureditev dela z dokumentom v vsakem oddelku.
Urejanje in standardizacija z velikimi dokumentnimi tokovi omogočata uporabo mehanizacije in avtomatizacije pisarne, zmanjšata število zaposlenih, ki delajo z dokumenti na optimalno število.
Na žalost so informacije o obsegu tokov dokumentov običajno podcenjene zaradi nepopolnih računovodskih metod.
Osnovnozahteve sodobnosti za tok dokumentov
- Rednost. Vsaka preobremenjenost ali neuspeh v pretoku informacij v človeški dejavnosti vodi do motenj celotnega sistema kot celote. Povečanje količine dokumentov je treba upoštevati in načrtovati vnaprej.
- Nadzor. Pretok informacij je mogoče in je treba upravljati. Pisarniški sistem mora biti ne le stabilen, ampak tudi prilagodljiv pri delovanju; osebje mora biti univerzalno usposobljeno za vse pisarniške operacije.
- Nenehno izboljševanje učinkovitosti poteka dela z racionalizacijo, mehanizacijo in avtomatizacijo dela.
- Redno sestavljanje in posodabljanje poti-tehnoloških kart gibanja dokumentov z navedbami rokov, izvajalcev ipd.
- Standardizacija dokumentov, načini njihove obdelave, ustrezno arhiviranje, določitev shranjevalnih mest za vsak dokument pospešujejo iskanje dokumentov in delo z njimi.
