Komunikacija je bistvenega pomena za uspeh vsake organizacije. To je neke vrste "cirkulacijski sistem" katerega koli podjetja. Uspešni vodstveni delavci, vrhunski menedžerji in kompetentni strokovnjaki so dosegli uspehe predvsem zaradi komunikacijskih veščin. Kako okrepiti in hkrati razviti medosebno, skupinsko in organizacijsko komunikacijo bo podrobno opisano v našem članku.
Komunikacijski proces - kaj je to?
Komunikacija je postopek izmenjave informacij, na podlagi katerega vodja pridobi informacije, potrebne za sprejemanje učinkovitih odločitev, sprejete odločitve pa posreduje tudi zaposlenim v podjetju. V primeru slabe komunikacijske uspešnosti se lahko odločitve izkažejo za napačne. Ljudje ne bodo dobro razumeli, kaj oblasti zahtevajo od njih, in to je polno zloma medčloveških odnosov. Učinkovitost komunikacijskih procesov pogosto določakakovost odločitev in kako se bodo izvajale v prihodnosti.
Informacije igrajo posebno vlogo pri izvajanju medosebnih in organizacijskih komunikacij. To je rezultat komunikacije, zunanja manifestacija komunikacijskega postopka. Informacije zavzemajo posebno mesto v verbalnem vedenju osebe. Prehaja z enega predmeta na drugega. Hkrati lahko posamezniki, skupine ali celotne organizacije tukaj nastopajo kot subjekti.
Komunikacijo je mogoče izvesti s posredovanjem idej, mnenj, veščin, dejstev, zaznav ali občutkov. Zahteva pridobitev želenega odziva. Ob tem je treba upoštevati, da sta sistem organizacijskega komuniciranja in informiranja različna pojava, čeprav sta med seboj povezana. Komunikacija torej ni samo tisto, kar se prenaša, ampak tudi, kako se to »nekaj« prenaša. Informacije so le sestavni del komunikacijskega procesa.
Organizacijski komunikacijski sistem
Komunikacija je proces, v katerem si dve ali več oseb izmenjujeta določene informacije. Glavni cilj organizacijske komunikacije je doseči razumevanje informacij, ki jih je treba izmenjati. Navsezadnje samo dejstvo zamenjave ne zagotavlja uspeha izvedenega postopka.
Organizacijski komunikacijski sistem je sestavljen iz več predmetov:
- pošiljatelj - oseba, ki ustvari idejo ali izbere informacije za prenos;
- kanal - sredstvo za prenos niza informacij;
- prejemnik - oseba, ki prejema informacije in jih razlaga;
- sporočila – neposredne informacije, kodirane v nizu določenih znakov.
Pošiljatelj in prejemnik sta dve glavni entiteti. V procesu komuniciranja gredo skozi več medsebojno povezanih stopenj. Njihova naloga je sestaviti sporočilo in ga po kanalu prenesti tako, da obe strani enako interpretirata prvotno idejo. To je precej težka naloga, saj lahko vsak nadaljnji korak izkrivlja pomen ideje.
Štiri stopnje medosebne in organizacijske komunikacije izgledajo takole:
- ustvarjanje ideje;
- kodiranje in izbira želenega kanala za prenos informacij;
- prenos informacij;
- dekodiranje.
Malo več o vsakem koraku.
komunikacijski elementi
Pogosto lahko komunikacijski postopek traja le nekaj sekund, zato je v njem precej težko izpostaviti posamezne faze. Kljub temu so sociologi identificirali in analizirali štiri glavne faze komunikacijskega procesa.
Prva faza se imenuje generiranje idej. Organizacijsko komuniciranje je postopek, ki se začne z oblikovanjem določenih informacij. Pošiljatelj reši težavo z dostavo sporočila. Pogosto takšni poskusi ne uspejo že v prvi fazi, saj pošiljatelj premalo razmišlja o ideji.
Številni strokovnjaki poudarjajo pomen, tudi prevladujočovrednost prve stopnje. "Ne začnite govoriti, preden začnete razmišljati," je nekoč rekel Jefferson Davis, junak ameriške državljanske vojne. Vedno morate razmišljati o ideji, ki jo želite posredovati prejemniku. Prepričati se morate v ustreznost in ustreznost te ideje, pa tudi v specifično situacijo in namen.
Drugi korak se imenuje kodiranje in izbira kanala. Organizacijska kultura komuniciranja zahteva preoblikovanje ideje, ki jo želi pošiljatelj prenesti v določene simbole. Lahko so besede, kretnje, intonacije ali kaj drugega. To je kodiranje, ki idejo spremeni v popolno sporočilo.
Da bi dobro predstavil idejo, mora pošiljatelj izbrati kanal, ki je združljiv z vrsto znakov, ki se uporabljajo za kodiranje. Najbolj poznani so govor, pisanje in različni elektronski mediji: video posnetki, elektronska pošta, računalniki ipd. Prenos gradiva ni možen, če kanal ni primeren za fizično obliko izbranih likov. Prav tako je treba opozoriti, da se lahko učinkovitost komunikacijskih procesov zmanjša, če se kanal ne ujema z idejo, razvito v prvi fazi.
Tretja faza v postopku medosebne, skupinske ali organizacijske komunikacije je neposredno posredovanje informacij. Pošiljatelj uporablja kanal za dostavo sporočila - kodirana ideja se fizično prenese.
Nazadnje se zadnji korak imenuje dekodiranje. Prejemnik prevede prejete znake, ki jih je sestavil pošiljateljlastne misli. Dokončanje komunikacije je povezano s formuliranjem ideje s strani obeh subjektov procesa.
Vrste komunikacije
Organizacijska komunikacija je širok in zelo obsežen proces, ki vsebuje veliko različnih elementov. Po najpogostejši klasifikaciji se komunikacijski postopek deli na interni in zunanji. Zunanji proces je interakcija med organizacijo in zunanjim okoljem. Poleg tega zunanji dejavniki močno vplivajo na dejavnosti organizacije.
Podjetja uporabljajo različna sredstva za komunikacijo s komponentami svojega zunanjega okolja. Obstoječi potencialni potrošniki prejmejo potrebne informacije z oglaševanjem ali drugimi sredstvi promocije blaga. Tu je izjemnega pomena določena podoba, ki sestavlja organizacijsko podobo.
Druga vrsta komunikacije se imenuje interna. To so znotrajorganizacijske povezave med različnimi ravnmi in oddelki. Lahko so formalni ali neformalni.
Formalne komunikacijske povezave so pojavi, ki jih določa organizacijska struktura podjetja, odnos med vodstvenimi ravnmi in funkcionalnimi enotami. Neformalne komunikacije so tako imenovani "kanal govoric". Govorice se ne štejejo vedno za netočne informacije. Študije kažejo, da ima več kot 80 % organizacijskih govoric zelo resnično in dobro utemeljeno bazo dogodkov.
Organizacijska komunikacija je najširši sistem neformalnih kanalov. To lahko vključuje naslednje vrste informacij:
- sprememba organizacijske strukture;
- prihajajoče promocije in prenosi;
- podrobnosti organizacijskih sporov;
- prihajajoči rezi proizvodnje;
- neformalna srečanja itd.
Po drugi klasifikaciji strukturo organizacijskih komunikacij tvorijo nivoji. Torej se procesi prenosa informacij lahko izvajajo navpično - torej so lahko padajoči in naraščajoči. Padajoča skupina informacijskih procesov je prenos informacij z višje ravni na nižjo – na primer, ko zaposlenega povprašamo o nalogah, prioritetah, želenih rezultatih ipd. Komunikacije navzgor se izvajajo v obliki predlogov, poročil., pojasnjevalne opombe itd.
Izpostaviti morate tudi komunikacijske procese med oddelki, med delovno skupino in oblastmi, sindikalnimi predstavniki in vodstvom, itd.
Vrste komunikacijskih ovir
Učinkovitost organizacijske kulture komuniciranja se lahko opazno zmanjša zaradi tako imenovanih ovir – medosebnih ovir. Na sistemski ravni so razdeljeni na več vrst.
Prva ovira je lahko posledica zaznavnih razmer. Naloga menedžerja ali katerega drugega predstavnika vladajoče strukture je razumeti bistvo zaznave, določiti »resničnost za posameznika«. Znano je, da se ljudje ne odzivajo na resnične pojave v svojem okolju, ampak nanačini zaznavanja teh pojavov. Z razumevanjem dejavnikov, ki vplivajo na zaznavanje, je mogoče premagati številne ovire.
Najpogostejši primer zaznavne ovire je konflikt med področji dejavnosti prejemnika in pošiljatelja. Iste informacije je mogoče razlagati na različne načine, odvisno od njihovih izkušenj. Ljudje lahko informacije prejemajo selektivno, pri čemer upoštevajo svoje interese, poglede, zahteve in čustveno stanje.
Naslednja organizacijska komunikacijska ovira se imenuje semantična. Semantika je znanost o uporabi besed in njihovem dajanju pomena. Določene besede pogosto vodijo v nesporazume, saj lahko spremenijo svoj pomen glede na kontekst.
Nebesedne ovire so tretja skupina komunikacijskih ovir. Govorimo o vseh likih razen besed. To je nasmeh, napet obraz, nagubane obrvi, očesni stik in še več. Pri tem je še posebej pomembna intonacija - kako natančno se besede izgovorijo. En in isti stavek lahko dobi drugačen značaj, neenako čustveno konotacijo.
Neučinkovite povratne informacije so četrti problematični dejavnik v organizacijski komunikaciji. Vsak pozna vrednost vsaj neke reakcije na poslano sporočilo. V nasprotnem primeru bo ena od strank štela, da komunikacija ni uspela.
Reševanje težav v organizacijskem komunikacijskem sistemu
Trenutno je bilo razvitih več strategij zaučinkovito premagovanje komunikacijskih ovir in izboljšanje učinkovitosti komuniciranja na ravni zaposlenih v organizaciji.
Najprej bi moralo vodstvo podjetja posvetiti pozornost razvoju komunikacijskih veščin svojih zaposlenih. Najbolj priljubljena metoda interakcije med subjekti je aktivno poslušanje. Pomen te tehnike je v sposobnosti poslušalca, da pomaga govorcu povedati točno tisto, kar je sprva nameraval povedati. Obstaja več načel aktivnega poslušanja:
- zastavljajte vprašanja, vendar ne prekinjajte govornika;
- razporedite sogovornika sebi, ustvarite prijazno in toplo vzdušje;
- bodite potrpežljivi in se izogibajte konfliktom med učno fazo;
- izkažite naklonjenost in zanimanje za sogovornika;
- poskusite nevtralizirati motnje, izogibajte se zunanjim motnjam.
Drugič, šefi morajo razjasniti svoje želje in ideje, preden jih posredujejo naprej. Redno je treba razmišljati in analizirati vprašanja in probleme, ki jih je treba narediti za predmet prenosa.
Učinkovito organizacijsko komunikacijo je mogoče doseči z uporabo tehnik, kot so dajanje povratnih informacij, "pogled od zunaj", dovzetnost za morebitne težave itd.
medosebna komunikacija
Vsaka oblika organizacijske komunikacije se bo štela za uspešno le, če se izkaže, da so njeni glavni elementi kvalitativno oblikovani -fenomeni medosebne komunikacije. Kako pravilno oblikovati komunikacijo med dvema ali več subjekti? Za začetek si morate zapomniti nekaj načel:
- nepovratnost uničenja povedanega ali poslanega;
- povratne informacije kot nepogrešljiv pogoj komunikacijskega procesa;
- nepovratnost in neizogibnost medosebne komunikacije v družbi.
Obstajajo tri glavne oblike komunikacije. To je dobro znan dialog, monolog in polilog. Prav slednja oblika ima posebno vlogo pri izgradnji organizacijske oblike komunikacije.
Načini za optimizacijo komunikacijskih procesov
Bodite posebno pozorni na povratne informacije. Je bistveni element organizacijske komunikacije. Vloge te komponente ni mogoče podcenjevati. Odziv je tisti, zaradi katerega je komunikacijski proces najbolj kvaliteten in učinkovit.
Upoštevajte, da morajo biti povratne informacije pravočasne in jasno strukturirane. Vsebovati mora parafrazirano izvirno sporočilo in številna razjasnitvena vprašanja. Izvirnega sporočila je nezaželeno ocenjevati – tako negativno kot pozitivno.
Najpogostejši in zanesljiv način za pridobitev povratnih informacij je postavljanje vprašanj. Najpogosteje so potrebni za primerjavo dohodnega sporočila s tem, kar je prejemnik prvotno želel slišati. Enako velja za pošiljatelja: prejemniku lahko postavi dodatna vprašanja, da primerja poslano gradivo s tem, kar naj bi bilo prvotno oblikovano.
Zaučinkovito upravljanje organizacijskih komunikacij, je treba poskušati razvijati tehnične komunikacijske veščine zaposlenih – in sicer pisanje beležk, uporaba faksa, e-pošte itd.
Jasno je treba vzpostaviti sisteme upravljanja in kulturo komuniciranja. Sodobne organizacije lahko uporabljajo "vroče linije" korporativnega tipa - ko lahko zaposleni kadar koli uporabljajo izmenjavo informacij, postavljajo razjasnitvena vprašanja, izražajo svoje misli in vrednostne sodbe, organizirajo skupne piknike, ekskurzije itd. Vse to so neformalni primeri organizacijske komunikacije.
Torej, obstaja kar nekaj načinov za izboljšanje učinkovitosti organizacijske komunikacije. Ob tem ostaja aktualno eno vprašanje: zakaj so postopki izmenjave podatkov in komunikacije sploh potrebni? Kakšen pomen imajo in kakšen pomen nosijo? Poskusimo ugotoviti še naprej.
Pomen komunikacije v organizacijskem procesu
Sodobno obdobje v razvoju komunikacijskih procesov nam omogoča, da ta pojav ovrednotimo kot produkt, ki ga določajo potrebe družbene proizvodnje. Tradicionalni dejavniki, kot so delo, zemlja in kapital, bodo delovali le, če se učinkovito uporabljajo postopki izmenjave podatkov in komunikacije.
Komunikacija se razume kot sistem prenosa informacij in odzivanja. Gre za izmenjavo znanja, intelektualne lastnine, različnih informacij itd. Postopek specializacije vodstvenih komunikacijskih dejavnosti je izpostavljen vposebna vrsta strokovne službe, katere namen je učinkovito oblikovanje in kompetenten razvoj vseh vrst organizacijskega kapitala. Ta cilj je mogoče doseči le z uporabo posebnih tehnologij, orodij, metod in mehanizmov za prenos informacij.
Vemo, da brez komunikacije ni komunikacije in brez komunikacije ne more biti govora o obstoju katere koli skupine. Komunikacija je torej odločilni pogoj za razvoj skupine in njenega življenja.
Vso komunikacijo lahko razdelimo v dve skupini: formalno in neformalno. Prva skupina vključuje elemente predpisane vrste, torej tiste, ki se odvijajo v procesu nadzora. Manjši delež imajo neformalne oblike komunikacije. Nastanejo spontano in se o njih največkrat ne razpravljamo. Hkrati se vsak zaposleni zaveda dejstva svojega obstoja.
Menedžer ali drug vodja mora dobro obvladati komunikacijska sredstva. Njegove odgovornosti vključujejo pravilno uporabo prejetih orodij v procesu komunikacije, premagovanje ovir in ovir.
Organizacijsko vedenje komunikacije je posredovanje informacij vodjem in odločitev izvajalcem. Brez komunikacijskih procesov je nemogoče zgraditi organizacijo, pa tudi zagotoviti koordinacijo človeške dejavnosti.
Tako postopek prenosa informacij pomaga pri vsem: omogoča vzpostavitev povezave med določeno organizacijo in zunanjim okoljem, organiziranjeinterakcija vseh funkcij upravljanja in doslednost sprejetih odločitev.
Vrste komunikacijskih omrežij
Ko govorimo o sistemu organizacijskega komuniciranja, je treba izpostaviti pojem komunikacijskega omrežja. Dve organizacijski enoti, povezani s črto, se imenujeta kanal. V času prenosa informacij lahko kanal poveže dve ali več organizacijskih enot. Tako se oblikuje informacijsko omrežje - dokaj pogost pojav za vsako organizacijo.
Omrežja so odprta in zaprta. Odprti nimajo ovir za pretok informacij po razpoložljivih kanalih. To je na primer "veriga" - linearna povezava za prenos informacij. "Veriga" je učinkovita za ponavljajoče se rutinske operacije, vendar je slabo primerna za delo v nenehno spreminjajočih se pogojih. Podobna shema je "Kolo". Vse informacije bodo prej ali slej prišle do zaposlenega, ki zaseda osrednji položaj.
Zaprta omrežja so omejena pri širjenju informacij. Uporabljajo jih organizacije, ki hranijo poslovne skrivnosti.
