Poslovna komunikacija: osnove, vrste, načela in značilnosti

2024 Avtor: Angel Austin | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 05:41

Komunikacija je drugačna - osebna, formalna, poslovna, ritualna. Vsi se med seboj razlikujejo po odnosih udeležencev, ciljih in oblikah vedenja. Posebna vrsta komunikacije je poslovna. Temelji na interakciji ljudi, ki si med svojim delovanjem prizadevajo za izmenjavo informacij. Poleg tega ima poslovna komunikacija poseben rezultat, ki je produkt, pridobljen kot rezultat skupnih dejavnosti. Lahko so moč, kariera, informacije, pa tudi čustvene izkušnje in intelektualna analiza.

Definicija koncepta

Poslovna komunikacija ima tako kot vsako drugo zgodovinski značaj. Njena manifestacija poteka na vseh ravneh družbenega sistema in v različnih oblikah. Pri preučevanju teoretičnih osnov poslovnega komuniciranja postane jasno, da nastane v povezavi z določeno vrsto dejavnosti, ki poteka, katere rezultat je sprostitev izdelka ali prejem enega ali drugega učinka. Vsaka od strank, ki vstopajomed seboj v takih odnosih se je treba držati standardov in norm človeškega vedenja, vključno z etičnimi.

Osnove poslovne komunikacije so procesi, ki omogočajo izmenjavo delovnih izkušenj in določenih informacij. V tržnem gospodarstvu vam to omogoča največji dobiček. Kaj je še osnova poslovne komunikacije? Takšna interakcija je nemogoča brez fizičnih in psihičnih stikov ter izmenjave čustev. Zato je tako pomembna sposobnost graditi odnose z ljudmi in najti pristop do določene osebe.

Po eni strani se morda zdi, da poslovna komunikacija ni tako zapleten proces. Navsezadnje se ljudje že od zgodnjega otroštva začnejo seznanjati s komunikacijskimi povezavami. Kljub temu je poslovna komunikacija, tako kot katera koli druga, ki obstaja v družbi, precej večplastna. Ima različne vrste, ima veliko smeri in funkcij. Različne znanosti se ukvarjajo s preučevanjem njegovih določenih vidikov, vključno z etologijo, sociologijo, filozofijo in psihologijo.

Poglejmo osnove poslovne komunikacije, njene vrste, načela in značilnosti.

Kaj je to?

Poslovna komunikacija je interakcija, katere vsak udeleženec ima svoj status. Torej je lahko šef, podrejeni, kolega ali partner. V primeru, ko ljudje, ki so na različnih stopnicah karierne lestvice, komunicirajo med seboj (na primer vodja in zaposleni), lahko govorimo overtikalno v odnosih. Z drugimi besedami, taka komunikacija je podrejena. Poslovna komunikacija lahko poteka ob enakopravnem sodelovanju. Taka razmerja se štejejo za horizontalne.

Poslovno komuniciranje poteka ves čas v uradnih ustanovah, šolah, univerzah in na delovnem mestu. To je dialog podrejenih z nadrejenimi, študentov z učitelji, tekmeci in partnerji. In doseganje cilja je odvisno od tega, kako so sogovorniki seznanjeni z osnovami poslovne komunikacije, njenimi metodami, oblikami in pravili.

Funkcije

Poslovna komunikacija se od vseh drugih vrst komunikacije razlikuje po tem, da ima:

1. Polk. Temelji poslovnega komuniciranja so ustaljena pravila za omejevanje komunikacij. Določajo jih vrsta interakcije, njene naloge in cilji, stopnja uradnosti, pa tudi kulturne in nacionalne tradicije. Hkrati je poslovni bonton kot osnova sodobnega poslovnega komuniciranja glavno orodje za organizacijo procesa poslovnih odnosov.
2. Strogo upoštevanje vloge s strani vseh udeležencev komunikacije. Izpolnjevati mora zahteve specifične situacije. Prav tako morajo vsi udeleženci poslovne komunikacije odigrati svojo specifično vlogo (partner, podrejeni, šef itd.).
3. Strogost glede uporabe govornih sredstev. Vsak od udeležencev poslovnega komuniciranja mora govoriti strokovni jezik in poznati potrebno terminologijo. Ne v govoruPrisotni morajo biti pogovorni izrazi in besede, dialektizmi in zlorabe.
4. Velika odgovornost za rezultat. Vsi udeleženci poslovnega komuniciranja morajo biti točni, organizirani, zvesti besedi in obvezni. Poleg tega morajo strogo upoštevati moralne in etične standarde komunikacije.

Funkcije

V produkcijskem okolju poslovna komunikacija omogoča vsaki osebi, da zadovolji svojo potrebo po komunikaciji, izmenja izkušnje, se nauči nekaj novega in oceni lastne poklicne kvalitete. Pomen tovrstnih komunikacij med pogajanji je velik. Poznavanje psiholoških osnov poslovnega komuniciranja vam omogoča, da ohranite svoj ugled in podobo ter dosežete uspeh v poslu.

Med glavnimi funkcijami te vrste komunikacije so naslednje:

1. instrumentalno. Ta funkcija obravnava komunikacijo kot nadzorni mehanizem.
2. Interaktivno. V tem primeru je komunikacija sredstvo za privabljanje kolegov, poslovnih partnerjev, strokovnjakov itd.
3. Samoizražanje. Izvedena poslovna komunikacija omogoča osebi, da se uveljavi in pokaže svoj psihološki, osebni in intelektualni potencial.
4. Socializacija. Človek s komunikacijo razvija svoj poslovni bonton in komunikacijske veščine.
5. Izrazito. Izraža se v čustvenih izkušnjah in demonstracijah razumevanja.

Vse zgoraj navedene funkcije so med seboj tesno povezane. Poleg tega s svojo izvedbo predstavljajo bistvo samega poslovanja.komunikacija.

Načela

Da bi bila pogajanja čim uspešna, je treba ustvariti določeno vzdušje. Zastavljeni cilj je mogoče doseči le, če se bosta partnerja, ki komunicirata drug z drugim, počutila čim bolj udobno. In poznavanje načel psiholoških osnov poslovne komunikacije bo pri tem pomagalo. Ti vključujejo:

1. Izvajanje nadzora nad čustvi. Ta točka je zelo pomembna. Dejstvo je, da lahko vzburjenje čustev dobesedno v nekaj sekundah uniči tiste odnose, ki so se gradili z leti. Navsezadnje bodo pokazali osebo z očitno negativne strani. In tudi v primeru, ko si sogovornik dovoli neomejeno vedenje, se na to ne bi smeli odzvati. Vsak človek bi se moral zavedati, da so čustva in delo nezdružljivi stvari.
2. Želja razumeti sogovornika. Ob upoštevanju osnov psihologije poslovne komunikacije morata biti stranki pozorni na mnenja drug drugega. Dejansko v primeru, ko eden od udeležencev v pogajanjih govori samo o svojih interesih, ne da bi poslušal drugo stran, to ne bo omogočilo, da bi dosegli enoten dogovor in dobili pozitivne rezultate sestanka.
3. Koncentracija pozornosti. Poslovna komunikacija je pogosto monoton proces. To vodi v dejstvo, da lahko oseba zamudi nekatere temeljne trenutke pogajanj. Zato je treba med pogovorom osredotočiti pozornost partnerjev na temo, ko postane očitno, da so se prenehali osredotočati na resnično pomembnostvari.
4. Resnicoljubnost pogovora. Uspeh podjetja v veliki meri določajo zaupanja vredni odnosi. Seveda lahko nasprotniki nekaj zadržijo ali se namerno malce zvijajo, da dvignejo lastno dostojanstvo. Kljub temu je glede temeljnih točk tukaj nujno reči stvari, ki ustrezajo realnosti. Tako si poslovneži zaslužijo svoj ugled.
5. Zmožnost ne izražanja subjektivnega mnenja. Temelji etike in psihologije poslovnega komuniciranja pomenijo sposobnost ločitve sogovornika od predmeta pogajanj. Povedano drugače, osebni odnos do osebe ne bi smel nikoli vplivati na delovne trenutke. To je glavna razlika med osebno in poslovno komunikacijo. Velikokrat se zgodi, da je za vzrok lahko zelo koristen nasprotnik, ki je sogovorniku izjemno neprijeten. V tem primeru ne smete zamuditi priložnosti. Konec koncev se pogosto zgodi, da zelo prijazni in dobri ljudje poslovno bankrotirajo.

Zgornja načela bi morala upoštevati vsaka oseba, ki želi pridobiti veščino pravilnega pogajanja in si prislužiti dober ugled kot poslovni partner.

Moralni temelji

V katerem primeru je verjetno, da bo med pogajanji dosežena pozitivna odločitev? Za to mora poslovnež poznati moralne temelje poslovne komunikacije. Komunikacija med ljudmi, ki sledi komercialnemu cilju, mora biti v skladu z naslednjimi načeli:

1. Osnova poslovne komunikacije bi morala bitiinterese podjetja in ne lastnih ambicij in želja. Kljub očitnosti ljudje to načelo najpogosteje kršijo. Navsezadnje ni vsak človek sposoben najti moči, da bi se odrekel osebnim interesom, ki so v nasprotju s koristmi, ki jih bo pridobil za namen. To je še posebej očitno v tistih trenutkih, ko je mogoče nekaj narediti nekaznovano in bo edini sodnik v tem primeru lastna vest.
2. Integriteta. Kaj je bistvo poslovne komunikacije? Organska nezmožnost osebe, da stori nečastno dejanje. Spodobnost vedno temelji na takih moralnih lastnostih, kot je povečan občutek vesti, ko obstaja zavest, da bo molk ali nedejanje postalo nečastno, pa tudi nenehna želja po ohranjanju časti v obliki plemenitosti, nepodkupljivosti in samospoštovanja.
3. Zmožnost enakopravnega obnašanja s katero koli osebo, ne glede na njen družbeni ali uradni status.
4. Integriteta. Oseba ne bi smela imeti le trdnih prepričanj, ampak si tudi aktivno prizadevati za njihovo izvajanje in izvajanje. To se kaže v tem, da nikoli ne bo ogrozil svojih načel, tudi če obstaja grožnja in obstajajo ovire za osebno blaginjo.
5. Dobra volja. To načelo je vsebovano v organski potrebi delati dobro ljudem, ki je glavna kategorija etike. Vsaka poklicna dejavnost je namenjena zadovoljevanju družbenih potreb osebe. In v tem smislu proizvaja nekaj koristnega, torej dela dobro. Ob upoštevanju tega načela,strokovnjak ne opravlja le tistega, kar je vključeno v njegove dolžnosti, ampak naredi tudi veliko več kot to, v zameno prejme čustveno zadovoljstvo in hvaležnost.
6. Spoštovanje človeškega dostojanstva. Takšno načelo je mogoče uresničiti zahvaljujoč takšnim moralnim lastnostim, ki jih človek vzgaja, kot so nežnost in vljudnost, skrb, vljudnost in takt. Hkrati pa je treba vse to kombinirati z umirjenostjo, zadržanostjo in pravilnostjo. Tu so etični temelji poslovnega komuniciranja v tesnem stiku z moralo. To naj poteka tudi v statutarnih razmerjih, ki nikakor ne dopuščajo ponižanja dostojanstva podrejenega s strani vodje. Spoštovanje do osebe, ki je osnova etike poslovne komunikacije, omogoča ljudem, da ne doživijo medsebojne zamere, razdraženosti in nezadovoljstva. Ščiti pred živčnimi pretresi, stresom in drugimi negativnimi posledicami komunikacije. Nepoznavanje osnov etike poslovnega komuniciranja s strani osebe ali nezmožnost njihove uporabe v praksi lahko negativno vpliva na mnenje drugih o njej.
7. Primernost in razumnost. To načelo je osnova vseh etičnih pravil in norm. Poleg tega je to še posebej potrebno pri tistih oblikah človeške komunikacije, pri katerih je zelo pomembno upoštevati bonton. Ob upoštevanju smotrnosti in razumnosti se v servisni ekipi ustvari ugodno moralno-psihološko vzdušje, ki močno poveča učinkovitost zaposlenih.

Kulturne norme vedenja

Na kratko razmislimo o osnovah poslovnega komunikacijskega bontona. Poznavanje pravil in norm vedenja ter,seveda njihovo spoštovanje lastniku prinaša užitek in korist. Oseba, če je dobro vzgojena, se bo povsod počutila samozavestno, zlahka premaga psihološke ovire komunikacije, ne da bi doživljala kompleks manjvrednosti in dobila priložnost, da nenehno širi svoj družbeni krog.

Pravila bontona, ki so osnova učinkovite poslovne komunikacije, so skupek norm, potrebnih za vljudno ravnanje z ljudmi. V uradnih komunikacijah je v tem primeru skladnost videza, manir, kretenj, govora, drže, drže, mimike, oblačil in tona ter družbene vloge, ki je lastna človeku ter njegovemu družbenemu in poslovnemu statusu. upoštevana. Takšne zahteve postanejo še posebej pomembne med udeležbo na katerem koli strogo urejenem dogodku, ki zahteva skladnost s togo postavljenimi mejami. Neupoštevanje pravil bontona v tem primeru bo obravnavano kot žalitev dostojanstva udeležencev v komunikaciji, kar bo povzročilo njihovo neodobravanje.

Vendar velja omeniti, da se tudi s temeljitim poznavanjem osnov profesionalnega poslovnega komuniciranja ni vedno mogoče izogniti nekaterim napakam. Konec koncev se norme bontona ne sme uporabljati mehansko. V vsaki specifični situaciji so podvrženi določeni prilagoditvi. In to bo omogočilo profesionalno taktnost. Samo on bo zaposlenega zaščitil pred napakami.

Razmislimo, kako naj se vodja podjetja obnaša med poslovnim pogovorom. Pri pozdravu udeležencev se je treba vljudno pozdravitiz njimi, z vsakim se rokujemo (pri tem pa ga ne stiskamo premočno). Preden začnete sam pogovor, morate sogovornikom ponuditi čaj ali kavo. Takšna tradicija se je pojavila ne tako dolgo nazaj. Vendar se ga danes držijo skoraj vsi. Skodelica aromatične pijače bo človeku omogočila, da se znebi napetosti in se pozitivno vključi v pogovor.

Poznavanje osnov etike poslovnega komuniciranja bo pomagalo preprečiti neprijetno situacijo. Če med pogajalskim procesom pride do spregleda, se sogovornikoma opravičite za povzročene nevšečnosti. In šele po tem se lahko pogovor nadaljuje.

Skladnost z etičnimi temelji poslovnega komuniciranja nakazuje, da bi morali pri razpravljanju o poslovnih vprašanjih s partnerji poskušati odgovoriti na vsa njihova vprašanja. V primerih, ko je to iz enega ali drugega razloga nemogoče storiti neposredno med pogovorom, se opravičite in prosite za čas za razmislek ter navedite določen datum.

Ko se pogajate, morate voditi zvezek s pisalom, v katerega si zapisujete vse najpomembnejše izrečene informacije. Ne bi smeli povišati glasu. Govoriti morate jasno in jasno. Stil oblačil mora biti poslovni.

Vrste poslovne komunikacije

Glavni cilj storitvenih komunikacij je vedno doseči določen cilj.

Hkrati lahko službene težave rešujete z različnimi vrstami poslovne komunikacije. Med njimi:

1. Poslovna korespondenca. Ta vrsta poslovne komunikacije se upoštevadopisovanje. Pri njegovi uporabi se vse informacije pisno posredujejo nasprotniku. Osebni sestanek ni predviden. Kljub dejstvu, da se vsak dan veliko ljudi ukvarja s korespondenco, je sestavljanje poslovnih pisem precej težka naloga, saj jih je treba sestaviti ob upoštevanju vseh potrebnih zahtev in poslati pravočasno. Pri podajanju informacij v takšnem pismu je pomembno, da se držimo osnov psihologije poslovnega komuniciranja in njenih etičnih standardov. Ceni se konkretnost besedila in njegova kratkost. Upoštevati je treba, da vodenje takšnega dopisovanja partnerjem omogoča, da sklepajo drug o drugem.
2. Poslovni pogovor. Prav ta vrsta komunikacije je najpogostejša oblika uradne komunikacije. Vodje vseh podjetij se morajo pogovarjati z osebjem. Takšni pogovori bi morali pozitivno vplivati na razvoj ekipe in poslovanja. Tovrstna poslovna komunikacija vam omogoča, da ugotovite nekaj poslovnih težav, kar olajša opravljanje nalog, s katerimi se sooča podjetje.
3. Poslovni sestanek. Ta vrsta storitvene komunikacije lahko izboljša uspešnost podjetja. Na sestankih se rešujejo nujna vprašanja, doseže se najučinkovitejša interakcija med zaposlenimi ali partnerji. Včasih se sestanki ne izvajajo s šefom in njegovimi podrejenimi. Zberite se, da razpravljate o aktualnih vprašanjih, včasih le vodje oddelkov ali organizacij.
4. Javno nastopanje. Ta vrsta poslovne komunikacije je potrebna, da se občinstvu posredujejo kakršne koli informacije,ki imajo predstavitveni ali ugotovitveni značaj. In tukaj so za zvočnika naložene posebne zahteve. Obvezno je, da razume predmet svojega poročila. Besedilo, ki ga izgovarja, mora biti logično in jasno. Enako pomembna je samozavest.
5. Poslovna pogajanja. Ta vrsta komunikacije velja za sestavni del poslovanja. Pogajanja vam omogočajo, da v kratkem času odpravite morebitne nastale težave, določite cilje in cilje, upoštevate mnenje sogovornikov in naredite prave zaključke. Praviloma potekajo med vodji različnih podjetij. Vsak od njih med poslovnimi pogajanji izkaže svoj položaj. Hkrati morata stranki sprejeti enotno odločitev, da bi zadovoljili interese vseh partnerjev.

Družbeni temelji poslovnega komuniciranja

Poslovna komunikacija, ki poteka med ljudmi, izhaja iz njihovih dejavnosti. Določa vsebinsko in družbeno usmerjenost različnih vrst produkcijskih odnosov, pomen komunikacije za življenje celotne družbe, pa tudi za njene posamezne družbene skupine in posameznike.

Poslovna komunikacija med ljudmi je dokaj univerzalen proces in hkrati precej raznolik. Pojavlja se na različnih področjih delovanja in na vseh ravneh. To je treba upoštevati pri obvladovanju družbenih osnov poslovnega komuniciranja, katerih poznavanje bo omogočilo globlje razumevanje pogojev, v katerih bo potekala interakcija med partnerji.

Eden od glavnihPosebnost takšnih komunikacij je, da se v njih manifestirajo duhovne lastnosti ljudi. Vsi partnerji, ki vstopajo v razmerje, so subjekti medosebnih poslovnih odnosov. So ljudje različnih starosti, z različnimi moralnimi, fiziološkimi, psihološkimi in intelektualnimi lastnostmi. Vsak od njih ima svojo močno voljno in čustveno držo, pogled na svet, vrednostne usmeritve in ideološke naravnanosti. Manifestacija katere koli od teh lastnosti do določene mere omogoča razkrivanje duhovnega sveta partnerja in deluje kot element vsebine medosebne duhovne interakcije.

Komunikacija strokovnjakov

Ni lahko biti strpen drug do drugega. Kljub temu se mora vsak od nas dobro zavedati, da smo vsi ljudje različni in je treba drugo osebo dojemati takšnega, kot je.

Na to nakazujejo tudi moralno-psihološki temelji strokovnega in poslovnega komuniciranja učitelja, ki mora v stiku s svojim študentom predvsem pokazati strpnost. Bistvo takšne komunikacije je v uporabi v učnem procesu takih načel, ki omogočajo ustvarjanje optimalnih predpogojev za oblikovanje samoizražanja pri otrocih in poučevanje kulture dostojanstva, hkrati pa odpravljajo dejavnik strahu pred napačnim odgovorom. Strpnost v 21. stoletju je eden od načinov za ustvarjanje harmoničnih odnosov, ki omogočajo človeku, da se lažje vključi v družbo.

Pedagoška komunikacija zštudentje bi morali biti predvsem produktivni. Njegov glavni cilj je duhovno obogatitev obeh strani. Se pravi tako učitelj kot njegov učenec. Toda pozitivni rezultati so možni le, ko bo učitelj pokazal:

• spoštovanje duhovnega sveta otroka;
• zanimanje za tisto, kar študent šteje za dragoceno;
• spoštovanje individualnosti učenca z vsemi lastnostmi, ki so del njegove osebnosti.

Poslovna komunikacija vzgojitelja mora upoštevati naslednja načela:

• nenasilje (daje študentu pravico, da je to, kar je);
• spoštovanje do dela poznavanja otroka;
• spoštovanje do solz in neuspehov učenca;
• brezpogojna ljubezen do otroka;
• spoštovanje identitete študenta;
• kompromis;
• zanašanje na pozitivne značajske lastnosti otroka.

zdravstvo

Kot primer strokovnega komuniciranja si oglejmo osnove poslovnega komuniciranja pri delu zdravstvenega registrarja. Ta oseba mora komunicirati z ljudmi, ki iščejo pomoč. Zato je tako pomembno, da ta specialist deluje čim bolj kompetentno. Zapomniti si mora, da so vsa pogajanja dialog. Ko preidejo na monolog (na eni ali drugi strani), ne more biti govora o kakršnem koli produktivnem sodelovanju. In za to mora imeti zdravstveni registrar sposobnost poslušati in postavljati prava vprašanja ob pravem času. Ne bi smeli preusmeriti pogovora in vam bodo omogočili, da razjasnite čim večtema v razpravi.

Za učinkovito poslušanje obiskovalca bo zdravnik na recepciji potreboval:

1. Nehaj govoriti. Navsezadnje je preprosto nemogoče govoriti in poslušati hkrati. Govorniku je treba pomagati, da se sprosti, tako da ima oseba občutek svobode.
2. Pokažite obiskovalcu, da ste pripravljeni poslušati. V tem primeru morate delovati z največjim interesom. Ko poslušate osebo, jo morate poskušati razumeti in ne iskati razlogov za ugovor.
3. Odpravite nadležne trenutke. Če želite to narediti, boste morali nehati tapkati po mizi, prestavljati papirje in vas ne motijo telefonski klici.
4. Sočuvaj se z govorcem in se skušaj postaviti v njegov položaj.
5. Bodite potrpežljivi. Ni vam treba poskušati prihraniti časa in prekinjati osebe.
6. Obmejite lastna čustva. Če je oseba jezna, bo verjetno začela besedam dajati napačen pomen.
7. Ne dovolite kritik in sporov. V nasprotnem primeru bo govornik postal obramben in bo preprosto utihnil.
8. Postavljajte vprašanja. Omogočili vam bodo, da razveselite obiskovalca, saj bo razumel, da se mu posluša. Poleg tega je treba v 30% časa pogovora postavljati vprašanja.

Kot lahko vidite, imata narava in vsebina poslovne komunikacije na vsakem področju dejavnosti svoje značilnosti. Vse jih preučujejo strokovnjaki s področja filozofije, etike, sociologije in psihologije. Ni naključje, da se je v programu za študente pojavila disciplina, ki se imenuje »Poslovno komuniciranje«. Omogoča nam, da obravnavamo etične in psihološke, natančneje organizacijske in moralne probleme uradnega komuniciranja. Obstajajo tudi učbeniki za to disciplino. Eno izmed njih je napisal A. S. Kovalchuk. Osnove poslovne komunikacije so v tem priročniku razložene na zelo dostopen način.

Knjiga razkriva pogoje in dejavnike optimalnega dela za ustvarjanje očarljive podobe. Tudi v tem delu, ki se imenuje "Osnove imidžologije in poslovne komunikacije", avtor obravnava možnost uporabe rezultatov tovrstnih dejavnosti. Poleg študentov bo tak priročnik lahko zanimiv tudi za ljudi, ki iščejo način za izražanje, pa tudi predstavnike poklicev, katerih uspeh je odvisen od realizacije ustvarjalnih sposobnosti.