Prej ali slej se skoraj vsak od nas sooči z vprašanjem, kako napisati izjavo. S tem delom se lahko zlahka spopadete, če si predstavljate, katere informacijske bloke naj vsebuje ta dokument.
Prvi blok (na samem začetku opisa) naj delodajalca (ali drugo uradno osebo) seznani z biografskimi podatki. Navedeno je polno ime zaposlenega, datum in kraj njegovega rojstva ter pridobljena izobrazba. Če je diplom več, potem so navedene bodisi v kronološkem vrstnem redu ali pa na prvo mesto postavijo izobrazbo, ki jim omogoča zasedbo tega položaja.
Drugi blok naj obvešča o položaju zaposlenega, njegovih dolžnostih, času dela v tej enoti. Če je sestavljena lastnost študenta iz prakse, so navedene naloge in cilji njegovega dela. Če govorimo o zaposlenem v podjetju, so navedene vse stopnje njegove karierne rasti.
Naslednje so lastnosti, povezane s poklicnim področjem. Uspešnost je treba oceniti inusposobljenost zaposlenega, njegove poslovne in poklicne lastnosti.
Če se za delavca iz delovnega mesta sestavlja karakterizacija, še posebej vodstvenega delavca, je treba biti pozoren na njegove poslovne lastnosti: sposobnost timskega dela, organiziranje dela in sposobnost ekipa, sposobnost dela z dokumenti itd.
Če je značilnost študentu dana na podlagi delovnih izkušenj, je treba navesti, kako se je izkazal med prakso, katere poslovne in poklicne lastnosti je izkazal.
Kako napisati izjavo za zaposlene različnih specialnosti? Seveda bodo ti dokumenti po isti shemi po vsebini različni. Torej, če je za vodje treba na prvo mesto postaviti njihove organizacijske lastnosti, potem na primer
za karakterizacijo ljudi svobodnih poklicev je bolje najprej navesti njihove ustvarjalne lastnosti: talent in ustvarjalnost, sposobnost hitrega izmišljanja nečesa novega.
V naslednjem delu značilnosti je treba opisati sposobnost zaposlenega, da komunicira s sodelavci in podrejenimi, za študenta pa natančno izpolnjevanje zahtev učiteljev ali vodij prakse. Tu lahko navedete tudi osebne lastnosti: delavnost, strokovnost, dobronamernost.
Nekateri pisarniški delavci ne razmišljajo več o tem, kako napisati izjavo. Vnaprej so pripravili predlogo, s katero hitro in enostavno sestavijo dokument. Predloga navaja številne lastnostizaposlenega. Prevajalec lastnosti mora izbrati le potrebne.
Nekateri neizkušeni menedžerji, ki razmišljajo o tem, kako napisati izjavo, pozabijo, kako jo napisati.
Prvič, v skladu s 14. členom delovnega zakonika se lastnost kot dokument, ki vsebuje osebne podatke, izda le na pisno vlogo in mora biti podpisan. To velja tudi za tiste primere, ko je referenca izdana na zahtevo organov pregona.
Drugič, značilnosti sestavi neposredni vodja, podpiše jih nadrejeni in overi z okroglim pečatom.
Nazadnje mora biti dokument pravilno registriran in imeti izhodno številko.
