Težko je najti program, ki bi lahko nadomestil Excel: delo s številkami, tabelami, formulami je preprosto in priročno. Vendar ni vedno priročno analizirati podatkov, ki so v tabeli, ampak na diagramu lahko jasno vidite, kaj se je zgodilo s kazalniki v preučevanem obdobju.
Res, vsi ne vedo, kako sestaviti graf v Excelu, mnogi se sploh ne zavedajo, da se ta program lahko uporablja ne le kot zamenjava za kalkulator. Recimo, da morate vizualno prikazati, kako se je obseg prodaje spreminjal med letom. Za začetek ustvarite tabelo, ki bo navedla mesece in število prodanega blaga v vsakem od njih, zaradi jasnosti je bolje uporabiti podatke za vsaj 2 leti. Če želite te indikatorje videti na sliki, izberite vse podatke, ki ste jih vnesli, in na zavihku »Vstavi« izberite postavko »Grafikon«. Oglejmo si, kaj ponuja Excel.
Ko ste izbrali določeno točko menija, prejvideli boste poseben vgrajeni program "Čarovnik za grafikone". Običajno od tega trenutka marsikomu postane jasno, kako sestaviti graf v Excelu, saj mnogi ne poskušajo ugotoviti, katere druge priložnosti se odprejo pred njimi.
Torej, glede na vaše potrebe, lahko izberete vrsto grafikona, ki vam ustreza: lahko je ena od standardnih ali nestandardnih možnosti. Preden ugotovite, kako sestaviti graf v Excelu, se morate najprej odločiti, v kakšni obliki naj bodo prikazane vrednosti. Program vam bo torej ponudil, da zgradite preprost ali tridimenzionalni graf, histogram, prikažete podatke v obliki kroga ali obroča (kar bo pokazalo, kateri del v skupnem znesku zaseda ta ali oni indikator). Izberete lahko drugo možnost, ki bo vizualno prikazala vaše podatke.
Ko se odločite za najprimernejši tip grafikona, morate v programu "Čarovnik za grafikone" klikniti gumb "Naprej". V naslednjem koraku boste pozvani, da izboljšate obseg podatkov in izberete, kako bodo rezultati prikazani. V Excelu lahko na primer ustvarite graf, ki bo prikazal dinamiko sprememb prodaje med letom ali pa prikazal, ali se je število prodanega blaga v vsakem mesecu povečalo ali zmanjšalo glede na prejšnje obdobje.
Po določitvi s temi kazalniki boste na naslednji stopnji pozvani, da označite osi, vnesete ime za grafikon, dodate legendo (podpišite simbole neposredno na grafikonu, kje in katero leto je prikazano), označitemrežne črte in po potrebi določite vrednosti podatkov. Ne domnevajte, da vam te informacije niso koristne. Če imate na listu več kot en graf, je zelo pomembno, da vsakega od njih pravilno podpišete in označite. Tudi če veste, kako sestaviti grafikon v Excelu, to ne zagotavlja, da si boste vedno zapomnili, katere podatke prikazuje vsak od njih.
Zadnji korak je izbira lokacije zgrajenega grafikona: najpogosteje so postavljeni poleg tabele, neposredno na delovno stran Excela, lahko pa jih postavite tudi na ločen list. Če morate narisati graf v Wordu, ga lahko preprosto kopirate iz Excela. Seveda Word ponuja možnost izdelave grafikonov: izberite meni »Slika« na zavihku »Vstavi«, eden od elementov v njem bo »Grafik«. Ko pa kliknete nanj, boste še vedno samodejno preusmerjeni v program Excel.
