Z vprašanjem, kako napisati pismo v angleščini, se soočajo šolarji, študenti in odrasli (na primer zaposleni v različnih podjetjih). Najprej morate razumeti, katere vrste črk obstajajo. Ločimo osebna in poslovna pisma. Kljub temu, da imajo osebna pisma v angleščini tudi posebno strukturo, so najbolj zanimiva (in težka) pisma poslovne vsebine.
Poslovno pisanje v angleščini je posebna zvrst pisnega besedila, ki ima togo strukturo in zahteva uporabo posebnih leksikalnih sredstev – besed in besednih zvez. Poleg tega se besedila poslovnih pisem razlikujejo od navadnih celo slovnično. Upoštevati je treba, da se črke strukturno in leksično razlikujejo glede na to, ali je uporabljena ameriška ali britanska različica, zato je lahko odgovor na vprašanje, kako napisati pismo v angleščini.odvisno od države izvora prejemnika vašega pisma.
Po strukturi so si vsa poslovna pisma podobna: v zgornjem desnem kotu je naslov pošiljatelja in datum, spodaj (levo) nad telesom pisma - naslov prejemnika in naslov nanj. Praviloma se v poslovnih pismih uporabljajo pozivi, kot so Spoštovani gospod/gospa, Spoštovani gospod/gospa Smith, v nekaterih primerih pa se uporablja neosebni poziv - Na koga se lahko nanaša. Prizivu sledi telo pisma, za zadnjim delom pisma - končni stavek in podpis pošiljatelja, na primer S spoštovanjem / S spoštovanjem / Resnično tvoj ter ime in priimek pošiljatelja.
Pogosta so tudi priporočila glede besedišča in slovnice:
-
Poslovno pismo v angleščini izogibajte se okrajšavam, kot je ni, ne;
- uporabite formalne veznike in uvodne besede, npr. Zato, vendar najprej;
- ne uporabljajte pogovornega besedišča;
- raje uradni besednjak;
- izberite slovnične oblike, ki ustrezajo formalnemu slogu, kot je pasiv. O tej težavi se trenutno razpravlja namesto o aktivnem glasu. Trenutno razpravljamo o tej težavi.
Kako napisati pismo v angleščini, je odvisno tudi od vrste črke. Najpogostejše vrste poslovnih pisem so: spremno pismo za zaposlitev, pismo s pritožbo, pismo s poizvedbo in motivacijsko pismo.
Spremno pismo je tradicionalno sestavljeno iz 4 odstavkov. V prvem nam poveste, zakaj pišete in kako ste izvedeli za prosto delovno mesto. V drugem - na kratkozagotoviti informacije o ustreznih izkušnjah in kvalifikacijah. Tretji odstavek vsebuje vaše misli o tem, zakaj ste idealen kandidat za to delovno mesto, v zadnjem delu pa navedite svojo pripravljenost posredovati dodatne podatke in biti na razgovoru.
Pritožbeno pismo je praviloma sestavljeno tudi iz 4 delov. V prvem odstavku poveš, o čem pišeš, drugi odstavek vsebuje podatke o problemu in ukrepih, ki si jih sprejel. Tretji odstavek pojasnjuje, kakšne neprijetnosti in težave je povzročila trenutna situacija. In končno, v zadnjem delu morate navesti, kakšna dejanja pričakujete od respondenta.
Motivacijsko pismo je vrsta uradnega pisma, ki je zelo pomembna za študente in prijavitelje za tuje štipendije. Mladi, ki nameravajo študirati na tujih univerzah, morajo znati napisati pismo v angleščini, predvsem pa znati napisati motivacijsko pismo, ki predstavlja njihovo akademsko izobrazbo, veščine in sposobnosti, obseg interesov, načrte za prihodnost. Univerza oziroma visoka šola praviloma postavlja svoje zahteve glede vsebine in oblikovanja motivacijskega pisma, ki jih morate strogo upoštevati.
Uvodni del pisma je zasnovan tako, da prejemnika pisma zanima za kandidaturo pisca. V glavnem delu je treba na kratko, a izčrpno predstaviti podatke o svoji izobrazbi, znanju in dosežkih. Poleg tega bi morali govoriti o svojih spretnostih in sposobnostih ter opisati svoje prednosti in osebnostkakovost. Po branju tega dela pisma bi moral prejemnik jasno razumeti, zakaj ste izbrali to ali ono specialnost in zakaj je ta izobraževalna ustanova najboljša možnost za vas. V zadnjem delu lahko opišete svoje poklicne načrte in karierna pričakovanja. Ne bi bilo odveč, če bi še enkrat natančno omenili, kako bo študij na tej univerzi prispeval k uresničitvi vaših poklicnih sanj, pa tudi kaj lahko vi akademsko ponudite univerzi.
Ker se dokumenti običajno pošiljajo po pošti in seznanitev s prijaviteljem poteka v odsotnosti, mora biti spremno ali motivacijsko pismo v angleščini dobro napisano, vsebovati vse potrebne informacije in kandidata predstaviti v ugodni luči.
