Kaj je "sestanek"? Sama beseda izhaja iz praslovanskega "svet", "veche". V tistih davnih časih so srečanje organizirali izvoljeni, običajno najmodrejši in najbolj izkušeni predstavniki družbe. Njegov namen je bil razpravljati o določeni temi ali problemu in sprejemati odločitve, ki naj bi bodisi rešile nastali problem bodisi uredile javni red.
Pojasnjevalni slovar V. D. Dmitrieva razkriva pomen poimenovane besede na naslednji način:
sestanek
sestanek št., s., rabljeno komp. pogosto
Morfologija: (ne) kaj? srečanja, zakaj? srečanje, (glej) kaj? srečanje, kaj? sestanek o čem? o srečanju; kaj? srečanja, (ne) kaj? srečanja, zakaj? srečanja, (glej) kaj? sestanki, kaj? sestanki o čem? o sestankih
1. Sestanek je srečanje več ljudi, da skupaj razpravljajo o praktičnih, poslovnih vprašanjih.
Kratek, pomemben sestanek. jutro,nujni sestanek. Ob 10. uri je bil predviden sestanek predstojnikov oddelkov. V Moskvi je potekalo srečanje predstavnikov poslovnih krogov.
2. Srečanje na visoki ravni v tisku se imenuje poslovno, uradno srečanje voditeljev držav.
3. V sodni praksi se sestanek imenuje zaprt pogovor porotnikov ali sodnikov, kjer se določi oblika kazni za obdolženca.
Ob koncu razprave se je sodišče umaknilo v posvetovanje.
Sestanek – izguba časa ali učinkovito orodje za delo z osebjem? Kdo odloča, kdo, kdaj in s kakšnim namenom se bo udeležil srečanja? Poskusimo odgovoriti na ta in druga vprašanja.
Namen dogodka
Sestanki služijo več namenom:
- Med tem poteka izmenjava in prenos informacij. Govorci pripovedujejo svojo zgodbo, obveščajo in izobražujejo ostale udeležence.
- Med poročilom in razpravo vse situacije ali procese ocenijo prisotni na sestanku. Merila za ocenjevanje se prilagajajo.
- Za vodjo lahko sestanek nadomesti vse ocenjevalne postopke, saj lahko vedenje podrejenega in njegove reakcije uporabimo za presojo njegove usposobljenosti in vključenosti.
- Pristojno prilagajanje dejanj in sprejemanje učinkovitih odločitev in ukrepov.
Šef odloča
Kdo se bo udeležil sestanka, pogostost in trajanje sestankov ter kakšen je njihov namen, odloča vodja.
Odvisno od vprašanja ali težave, ki je povzročila potreboorganiziranje sestankov. Direktor na primer potrebuje kolegialno odločitev - sprejetje proračuna. Vsem zaposlenim, ki bi se morali udeležiti sestanka, pošlje elektronsko sporočilo s približno vsebino:
- predstavniki (poštni seznam) se bodo udeležili sestanka, pa tudi ključno osebje iz druge partnerske organizacije;
- tema - dodelitev proračuna za obdobje;
- mesto - velika sejna soba;
- datum in ura - 10.11.2018, sobota, začetek 13:00, konec 13:50;
- seznam točk dnevnega reda, odgovornih za govor, časovna omejitev za vsako vprašanje v priponki.
Vrste in vrste sestankov
Sestanki so zmogljivo orodje za upravljanje. Med njimi se razlikujejo:
- formalno in neuradno;
- operativno, končno, problematično;
- industrijski, sodni in tako naprej;
- po stopnjah: prodajalna, vodstvo, voditelji držav in podobno;
- zaprti in odprti sestanki;
- izobraževalni, informativni, pojasnjevalni;
- po načinu komunikacije: neposredna udeležba na sestanku, selektor, videokonferenca in tako naprej.
Učinkovitost sestanka je odvisna od organizacije sestankov. Upoštevati mora strukturo podjetja, posebnosti interakcije zaposlenih, metode komuniciranja, zaposlenost vsakega od udeležencev, potrebo po reševanju vprašanj in njihovo pomembnost.
Operativno, končno in problematično
Uspešno timsko delo pomeni stalnointerakcija vseh povezav s prejemanjem povratnih informacij. V ta namen se operativni sestanki praviloma izvajajo na začetku delovnega dne. "Posiljevalci", "petminutni", "jadralni sestanki", "letuchki" - tako se imenujejo med seboj.
Delavnice se bodo udeležili zaposleni, ki jih imenuje neposredni vodja. Seznam vprašanj, o katerih se razpravlja, je standarden: rezultati preteklega dne, postavitev ciljev za danes itd. Takšna srečanja so kratkotrajna. Izvajajo se redno, o čemer so vsi udeleženci predhodno obveščeni.
Končni sestanki so sklicani za razpravo o obsežnem delu. Lahko bi bilo:
- časovno obdobje: sezona, četrtina, vladavina in tako naprej;
- dokončanje načrta, projekta, naloge.
Na taka srečanja se natančno pripravljajo. K sodelovanju na sestanku o končni zadevi je vabljen vnaprej. Udeležence določi vodja. Določi tudi seznam potrebnih materialov za uspešno izvedbo. Čas je urejen tako za vsako predstavo kot na splošno. Sestanek je posnet. Vsi udeleženci morajo biti seznanjeni z vsebino protokola.
Problematične sestanke organiziramo po potrebi, praviloma gre za okoliščine višje sile, nenačrtovane situacije. Oseba, odgovorna za reševanje problema, vas vabi, da se udeležite sestanka o nastalem vprašanju. Udeležence določi vodja. Čas ni nastavljen. Kot rezultat sestanka se naredi rešitev problema, izvede se analiza vzrokov za nastanek,sestavlja se seznam preventivnih ukrepov. Obvezna je prijava.
povabilo
"Prosimo, da se udeležite sestanka o vprašanju …" - tako se običajno bere besedilo vabilnega pisma. Nato morate določiti glavno temo, datum, kraj, čas začetka in konca sestanka. Nato navedite vprašanja, ki bodo izpostavljena na sestanku. In označite odgovorne osebe za vsako postavko. Ne bo odveč navesti časovno omejitev za govor o vsakem od vprašanj. Vprašanja so razvrščena po pomembnosti rešitve.
Možne napake pri sestankih
Vsak, ki se udeleži srečanja, je odgovoren za njegovo uspešno in učinkovito izvedbo. Navajamo tipične napake sodelovanja, organizacije in ravnanja:
- odsotnost, neustreznost, netočnost v formulaciji namena sestanka;
- nezadostna priprava;
- odsotnost ali neupoštevanje predpisov;
- formalizacija, ni potrebe po sestanku;
- Nepravočasno obvestilo, premalo časa za pripravo.
Zmanjšajte učinkovitost sestankov in pogostih zamud.
Načini izvedbe
Vsaka občina ima:
- Tema je njen namen, obravnavana vprašanja in težave.
- Cilj so tisti, ki se bodo udeležili srečanja, ljudje.
Izbira načina vodenja je odvisna od tega, kaj sta subjekt in objekt. Naštejemo glavne:
- poročilo;
- zamenjavainformacije ali mnenja;
- brainstorming;
- razprava.
