Ko je omenjen organizacijski sistem, pomeni določeno strukturo, ki je sestavljena iz ločenih enot. Med seboj so povezani na podlagi določenih premislekov. Odvisno je namreč od zastavljenih ciljev za oddelke in podjetje ter glede na opravljene funkcije. To zagotavlja prisotnost vodilnih (centrov), ki lahko sprejemajo odločitve in so odgovorni za dejavnosti enot.
Splošne informacije
Vprašanja glede oblikovanja in oblikovanja sistemov organizacijskega vodenja niso pomembna le za novoustanovljena podjetja, temveč tudi za tiste komercialne strukture, ki že delujejo, vendar bodo morale delovati v drugih pogojih. Za to je treba spremeniti sestavo in strukturo opravljanih nalog ter nalog, ki jih je treba rešiti. Prvi korak v tem primeru je analiza formalne konstrukcije. Pozornost plačanasestava strukturnih enot, število zaposlenih v njih, kako ustrezajo zahtevnosti in strukturi opravljenega dela in podobni vidiki.
Med analizo je potrebno zaporedoma preučiti vse pomembne elemente podjetja. Ti vključujejo informacijsko podporo in interakcijo, oskrbo z viri in tehnologijo, skladnost delovnih virov z obstoječimi zahtevami in zamenljivost. Pri preučevanju sistema organizacijskega vodenja je treba podati odgovor na dve vprašanji:
- V kolikšni meri lahko to, kar je že vzpostavljeno, pomaga ali ovira izvajanje izbrane strategije ukrepanja?
- Katere ravni je treba dodeliti za reševanje posebnih težav?
Išči odgovore
Obstaja kar nekaj pristopov za reševanje ciljev. Ker jih je vse obravnavati precej problematično, bosta pozornost deležna le dva:
- Posebna nastavitev osebnih nalog in ciljev za izvajalce.
- Kratka organizacijska analiza.
Oba pristopa sta namenjena razkrivanju, kakšen je osebni prispevek zaposlenega k doseganju glavne naloge podjetja. Pomembne so tudi metode upravljanja organizacijskih sistemov. Skratka, ukrepati morate z naslednjimi metodami:
- Metoda introspekcije. Posebna pozornost je namenjena administrativnemu in vodstvenemu osebju. Cilj je izboljšati učinkovitost zaposlenihduševno delo. Glavni poudarek je na prispevanju k reševanju problemov, uresničevanju strategije podjetja in doseganju zastavljenih ciljev. Pravzaprav je v tem primeru zagotovljeno premikanje od velikih do podrobnosti. Izvaja se naslednje zaporedje: naloge podjetja - njegova strategija - cilji - funkcionalna organizacija. Šele potem položaji - zaposleni - njihove dolžnosti in motivacija.
- Analitska metoda od spodaj navzgor. Že izhaja iz posameznega delavca in njegovih oblikovanih nalog in ciljev. Ta metoda vam omogoča, da povežete delo posameznih zaposlenih z dejavnostmi podjetja in strategijo blaginje, ki se izvaja. Čeprav se zelo pogosto pojavljajo pritožbe, da so teoretične določbe dobro premišljene, izvajanje v praksi pušča veliko želenega.
Več o introspekciji
Ta metoda vam omogoča pripravo učinkovitih priporočil, ki so namenjena izboljšanju celotne organizacijske strukture in uspešnosti podjetja z zmanjševanjem podvajanja dela, zmanjševanjem stroškov upravljanja, urejanjem delovne obremenitve menedžerjev, ločevanjem funkcij izvajalcev. Kakšen je končni rezultat opravljenega dela? Organizacijski sistem vodenja, zgrajen z uporabo introspekcije, omogoča orientacijo na takih načelih in idejah:
- Menadžment prejema plače za pravo upravljanje. Največkrat torej vodi, meri, pripravlja in poučuje. V tempomaga pri načrtovanju, pomoči pri organizacijskem delu, izdelavi finančnih načrtov, analiziranju trenutnega stanja in podobno.
- Vodja mora imeti pod svojim poveljstvom dovolj ljudi, da zadrži vso svojo pozornost. A hkrati bi moralo biti dovolj časa za vse.
- Potrudite se, da je število povezav v organizaciji čim manj.
- Izvajalci se morajo ukvarjati z omejenim številom dobro zasnovanih nalog, katerih dokončanje bo neposredno pospešilo doseganje ciljev organizacije.
- Jasno razumevanje, kaj želi vodstvo, je lahko izkrivljeno zaradi neučinkovite komunikacije. Precej pogost razlog je zelo veliko število povezav. Posledično se zmanjša sposobnost spreminjanja, samostojnega reševanja težave, iskanja drugih načinov.
Introspekcija je možna v kateri koli organizaciji. Ta metoda ima šest stopenj: priprava, zbiranje podatkov, obdelava informacij, analiza, poročilo, nadaljnji nadzor. Posledično so izdana pisna priporočila, ki obravnavajo vprašanja izboljšanja organizacijske strukture.
metoda analize od spodaj navzgor
Zahvaljujoč postavitvi osebnih ciljev in ciljev se natančno določi prispevek zaposlenega k procesu doseganja zastavljenih vrednosti in parametrov. Pozornost na:
- Upoštevanje pravih pogojev za integracijo delovnega procesa vsakega zaposlenega z nalogami, cilji instrategije, ki zagotavljajo ustreznost organizacijske strukture.
- Ustvarjanje pogojev, da so vsi zainteresirani za doseganje najboljšega rezultata.
- Analiza od spodaj navzgor vam omogoča tudi vrednotenje individualnega dela.
Opozoriti je treba, da se obravnavani pristop lahko uporablja ne le za analizo, ampak tudi za reševanje nekaterih ključnih problemov, ki so povezani z upravljanjem organizacije. Ti vključujejo:
- Definicija procesa doseganja cilja z dialogom o njegovi postavitvi in načinu, kako ga doseči.
- Osredotočanje zaposlenih na pričakovanja glede uspešnosti.
- Formiranje programa izvedbe dela zaradi konkretizacije rokov za reševanje določenih nalog.
- Olajševanje upravljanja plačnega sistema, zmožnost ustvarjanja razumne podlage za izdajo nagrajevanja za odlično opravljanje dolžnosti in dosežke pri delu.
- Ocenjevanje, ali je treba zaposlenega napredovati in ali ima dobre uspehe.
Zato je ta metoda zelo dobro dopolnjena z organizacijskim in pravnim sistemom vodenja, ki standardizira pristope do največjega števila situacij.
O funkcijah
Glavni in najpomembnejši so: organizacija, načrtovanje, regulacija, koordinacija, motivacija, nadzor in regulacija. To se izraža v strukturi, pravilih, kulturi, procesih. Upravljanje organizacijskega sistema zagotavljauporaba nabora metod in tehnik, njihova racionalna kombinacija, vzpostavljeno razmerje za upravljanje elementov v času in prostoru. Prizadevati si je treba ustvariti najugodnejše pogoje. V tem primeru bi morale biti funkcije upravljanja organizacijskih sistemov jasno opredeljene, dogovorjene, odgovornosti različnih oseb pa morajo biti razmejene.
In to niso samo besede. Ne smemo pozabiti, da so funkcije posebne vrste specializiranih vodstvenih dejavnosti, ki so se pojavile v procesu delitve dela. Vsak od njih se izvaja v kompleksu upravljavskih nalog. Prav tako se morate spomniti, da so funkcije ponavljajoče se dejavnosti. Izvaja jih lahko ena oseba, enota ali skupina. Število funkcij in sestava sta odvisna od številnih dejavnikov: obsega, stopnje in strukture razvoja proizvodnje, velikosti organizacije, povezanosti podjetja z drugimi podobnimi objekti, neodvisnosti in stopnje tehnične opremljenosti.
Opravljene posebne naloge
Funkcije vodstva morajo zagotavljati usmerjanje in storitve za dejavnosti organizacije. Vsak od njih mora imeti določen namen, ponovljivost, enotnost vsebine. Poleg tega morajo biti funkcije objektivne. To določa potreba po samem procesu upravljanja v pogojih, kjer je zagotovljeno skupno delo ljudi. Poleg tega so funkcije osnova za določanje velikosti in strukture upravnega aparata. Združevati bi moral vse relativno izolirane, čeprav na splošno neločljivo povezanestrukture. V mnogih pogledih nanje vplivajo cilji sistema vodenja organizacije.
Seznam funkcij
Da bi bolje razumeli to temo, poglejmo, s čim se moramo ukvarjati v praksi:
- Organizacijska funkcija. Ukvarja se s praktičnim izvajanjem načrtov in programov. Izvaja se z ustanovitvijo organizacije, oblikovanjem njene strukture, razporeditvijo dela med oddelki in zaposlenimi, pa tudi z usklajevanjem njihovih dejavnosti.
- Motivacijska funkcija. Specializirano je za ugotavljanje potreb ljudi, pa tudi za izbiro najučinkovitejšega in primernega načina v tem primeru za njihovo izpolnjevanje. Vse to je storjeno za zagotovitev največjega interesa zaposlenih v procesu doseganja ciljev, s katerimi se organizacija sooča.
- Nadzor. Potreben je za pravočasno odkrivanje napak, grozečih nevarnosti, odstopanja od zahtevanih standardov in ustvarja osnovo za nenehno izboljševanje.
Dodatne funkcije
Organizacija mora imeti ustrezno:
- Razmerne funkcije. Treba jih je obravnavati kot proces razvoja znanstveno utemeljenih izračunanih vrednosti. Z njihovo pomočjo se ocenjujejo kvantitativni in kvalitativni parametri.
- Funkcija razporejanja. Potreben je za strogo regulacijo obnašanja objektov v procesu izvajanja zastavljenih ciljev in nalog zaposlenih.
- funkcija koordinacije. Zagotavlja, da je organizacija dosledna indobro usklajeno delo pri izvajanju načrtovanih nalog.
- Regulacijska funkcija. Neposredno se seka z nadzorom in koordinacijo. Če se pod vplivom zunanjega/notranjega okolja pojavijo odstopanja od zahtevanih parametrov, je treba situacijo prilagoditi tako, da je v dodeljenih mejah.
O opravilih
Organizacijski sistem je ustvarjen z namenom doseganja določenega cilja. Na primer, pridobitev največjega možnega dohodka. Ali 100 milijonov rubljev. Kakor koli že, a na poti do cilja morate rešiti številne naloge, ki vam bodo omogočile, da ga dosežete. Treba je opozoriti, da se razlikujejo po obsegu, posledicah, pomembnosti, vplivu na prihodnost in kompleksnosti izvedbe.
Naloge vodenja organizacijskih sistemov na najvišji ravni so najpomembnejše in bistvene za doseganje rezultatov. Konec koncev, če navadni delavec naredi nekaj narobe, potem je to še relativno zdržati. Še posebej, če se hitro prepoznate in ustavite. Medtem ko imajo napake samega najvišjega vodstva veliko bolj uničujoče posledice. Poleg tega jih je precej težko ustaviti, za to je treba pridobiti podporo delničarjev / ustanoviteljev.
Toda postopek identifikacije je tudi pomemben. Dejansko je v naših razmerah tako urejeno, da se najvišje vodstvo ne preverja stalno. In da potek dogodkov ne poteka tako, kot bi moral, lahko ugotovite bodisi z izvajanjem nadzora, spremljanjem dogajanja ali pa tako, da opazite anomalijo v poročanju, kiupravljavci zagotovijo lastnikom. Za učinkovito izpolnjevanje zastavljenih nalog je treba zagotoviti ustrezno organizacijsko strukturo sistema vodenja, za katero ne bi bilo neodgovornih oseb.
O razvoju
Organizacijski sistemi ne mirujejo kot kamni. Vedno je nekaj premika (ni nujno na bolje). A če pogledate z višine tisočletja, se upravljanje organizacijskih in ekonomskih sistemov še izboljšuje in razvija. Včasih na to vpliva razvoj novih metod in pristopov. Vpliv ima lahko tudi znanstveni in tehnološki napredek. Kaj je na primer menedžment brez uporabe informacijske tehnologije? Tudi če oseba dela v statusu samostojnega podjetnika, računalnik/pametni telefon pomaga pri vodenju evidenc, pošiljanju podatkov davčni službi, statističnim organom in številnim drugim strukturam.
Toda ali je mogoče reči, da je bilo zdaj mogoče doseči krono v razvoju? Žal ne. Kljub tehnologijam in metodam, ki že obstajajo, je še prezgodaj za veselje. Konec koncev, koliko različnih neverjetnih odkritij čaka človeštvo v prihodnosti. Vzemimo na primer umetno inteligenco. Ko je vzorec te rešitve razvit z dobrimi kazalniki uspešnosti, bo tisto, kar lahko stori zaposleni, ki ne potrebuje spanja, počitka in prejemanja plače, preprosto presenetilo in ga prisililo, da se prilagodi novim razmeram.
