Haška konvencija z dne 5. oktobra 1961 je močno poenostavila mednarodni dokumentni tok. Po ratifikaciji na njej doseženih sporazumov so se države, ki so pristopile k konvenciji, zavezale, da bodo priznale dokumente, ki so nastale na ozemlju drugih držav, ki so jo tudi podpisale, brez dodatnih in dolgotrajnih postopkov. To je povzročilo znatne časovne in finančne prihranke. Oglejmo si podrobneje, iz česa je sestavljen ta sporazum, in ugotovimo, kdo so bile države, ki so sodelovale v Haaški konvenciji iz leta 1961.
Razlog za sklic konvencije
Toda najprej definirajmo, kaj točno je mednarodno skupnost spodbudilo k razmišljanju o potrebi po poenostavitvi pretoka dokumentov med državami.
Pred letom 1961 je bil pretok dokumentov med različnimi državami neprijeten. Za priznanje v drugi državi je bilo treba opraviti dodatni večstopenjski postopek konzularne legalizacije. Odvisno od posamezne države lahko traja tudi več mesecev. Zgodilo se je tudi, da je v tem času dokument že izgubil svojo pomembnost.
Moralo je biti notarsko overjeno, prevedeno v želeni jezik. inPodpis prevajalca je zahteval tudi notarsko overitev. Po tem je bilo potrebno potrdilo Ministrstva za pravosodje in Konzularnega oddelka Ministrstva za zunanje zadeve države, ki pošilja dokument. Na koncu je bilo treba dopisovanje legalizirati na veleposlaništvu države, kamor je bilo poslano.
Poleg tega je potreba po nenehni legalizaciji velikega števila papirjev upočasnila delo oddelkov in konzulatov na drugih področjih dejavnosti, zahtevala je dodelitev dodatnega osebja, kar je povzročilo materialne stroške.
Vsebina dogovorov
Kaj je bistvo sporazuma, ki so ga podpisale države članice Haaške konvencije iz leta 1961? Rešimo to težavo.
Sporazumi so navajali, da vse države, ki so se jim pridružile, priznavajo uradne dokumente, izdane na ozemlju drugih držav, ki sodelujejo v sporazumu, kot veljavne brez posebne konzularne legalizacije.
Edina omejitev je bila, da mora biti ta dokumentacija, da se potrdi verodostojnost podpisa in avtoriteta podpisnika, overjena z apostille.
Kaj je apostille?
Kaj je Haaška konvencija pomenila s tem dejanjem? Apostille je poseben kvadratni žig, ki vsebuje določene podrobnosti uveljavljenega vzorca.
Ta žig je obvezen, ne glede na državo izpolnjevanja in državo, v kateri bo dokument predložen, na vrhu mora biti ime naFrancoski "Apostille (Haaška konvencija z dne 5. oktobra 1961)". Med obveznimi podatki, ki bi morali biti prisotni na apostille, lahko omenimo naslednje:
- ime države, ki je izdala apostille;
- ime osebe, ki je podpisala dokument;
- njegov položaj;
- ime institucije, iz katere izvira dokumentacija;
- naselje, kjer je bilo potrdilo;
- ID datum;
- ime vladne agencije, ki potrjuje dokumentacijo;
- Apostille serijska številka;
- pečat ustanove, ki potrjuje dokumentacijo;
- podpis uradnika, ki je opravil certificiranje.
Poleg tega je Haaška konvencija določila, da mora biti standardna velikost Apostille najmanj 9 x 9 cm V praksi Apostille nima vedno kvadratne oblike, kot je bilo prej navedeno v sporazumih. Na primer, v Rusiji ima pogosto obliko pravokotnega žiga. V večini primerov prejemnik ne najde napak pri standardni obliki apostille, vendar so bili precedensi, ko je zavrnila sprejem takšne dokumentacije.
Nianse uporabe apostille
Jezik apostille je lahko eden od uradnih jezikov konvencije (francoščina ali angleščina) ali jezik države, ki ga je izdala. V veliki večini primerov se uporablja dvojezičnost, torej jezik države, ki je izdala apostil, in eden od uradnih jezikov konvencije.
Apostille je mogoče pritrditi neposredno na potrjeni dokument in na ločen kos papirja, ki je pritrjen nanj.
Trenutno številne države razvijajo tudi vprašanje uporabe elektronskih Apostille. To vprašanje je postalo zelo aktualno v povezavi z vse večjo širjenjem elektronskega upravljanja dokumentov. Te države vključujejo zlasti ZDA, Avstralijo, Andoro, Ukrajino, Novo Zelandijo in druge države.
Kje je apostille?
Ugotovimo, na katere konkretne dokumente države udeleženke Haaške konvencije iz leta 1961 pritrdijo apostille.
Ta seznam dokumentov vključuje korespondenco vladnih agencij ali drugih organizacij, ki so pod jurisdikcijo določene države, notarske listine, administrativne dokumente, pa tudi različne uradne zaznamke in vize, ki potrjujejo datum. Prav tako je vsak podpis dokumenta, ki ni overjen pri notarju, overjen z apostille.
Izjeme Haaške konvencije
Ob tem obstajajo številni pogoji, pod katerimi tok dokumentov med različnimi državami niti ne potrebuje apostille, kot zahteva Haaška konvencija.
Najprej se dokumentni tok v bolj poenostavljeni obliki izvaja, če obstaja dvostranski sporazum med državami o sprejemanju dokumentov brez dodatnih formalnosti. V tem primeru, tudi če sta obe državi pogodbenici Haaške konvencije, za potrditev verodostojnosti dokumentov apostille ni potreben. Dovolj je, da se prijavitenotarsko overjen prevod dokumenta. Podoben sporazum imata na primer Avstrija in Nemčija, pa tudi številne druge države. Toda to so ravno dvostranski sporazumi med državami in ne ločena konvencija za več držav.
Prav tako vam ni treba postaviti apostille, če tuja organizacija, kamor pošljete dokument, ne zahteva posebnih potrdil.
Ne zahteva apostille overitve dokumentov, ki prihajajo neposredno iz diplomatskih in konzularnih uradov.
Zadnja izjema so papirji v zvezi s carinskimi operacijami ali tisti, ki so komercialne narave. Toda pri ločevanju komercialnih od nekomercialnih se lahko pojavijo težave, saj ni jasnega razlikovanja. Na primer, številni bančni dokumenti, ki jih je mogoče opredeliti kot komercialne transakcije, so kljub temu potrjeni z apostille.
Podpis konvencije
O pogojih konvencije so se pogajali na konferenci o mednarodnem zasebnem pravu v Haagu leta 1961.
Ta konferenca poteka v nizozemskem mestu od leta 1893. Cilj držav, ki so sodelovale v njem, je bil poenotiti mednarodno zasebno pravo (PIL), ga znebiti nepotrebnih formalizmov in birokracije. Do leta 1955 je Konferenca postala polnopravna organizacija z državami članicami.
V različnih letih so bile med konferenco PIL podpisane konvencije o civilnem postopku, o dostopu do sodnega varstva, o pravu pri prodaji blaga inmnogi drugi. Na enem od teh srečanj leta 1961 je bila podpisana Konvencija o legalizaciji tujih dokumentov.
Države pogodbenice konvencije
Pri razvoju konvencije so sodelovale vse države, ki so bile leta 1961 članice konference PIL. Ugotovimo, katere so države, ki sodelujejo v Haaški konvenciji iz leta 1961. To nam bo omogočilo, da prepoznamo hrbtenico držav, ki so bile primarno vključene v odpravo omejitev pri legalizaciji dokumentov.
Te države vključujejo: Švedsko, Španijo, Veliko Britanijo, Grčijo, Norveško, Nizozemsko, Dansko, Belgijo, Avstrijo, Irsko, Turčijo, Finsko, Nemčijo. Luksemburg, Švica, Italija, Japonska, Egipt in Portugalska. Argentina, Brazilija, Indija, ZSSR, ZDA, Kitajska in številne druge velike države sveta niso bile članice konference PIL in zato niso sodelovale pri razvoju sporazumov.
Prve države, ki so se pridružile konvenciji
Ob tem je treba opozoriti, da razvoj sporazumov o uporabi apostille še ni pomenil samodejnega začetka veljavnosti te določbe na ozemlju sodelujočih držav. Ne, vsi so se morali dodatno odločiti o pristopu in ga ratificirati v skladu z domačim pravom. Hkrati so se konvenciji lahko pridružile tudi države, ki niso sodelovale pri njenem razvoju.
Prve države, na katerih ozemlju je konvencija začela veljati, so Velika Britanija, Francija, Nizozemska in Hong Kong. To se je zgodilo šele štiri leta po podpisusporazumov leta 1965. Naslednje leto so se pridružili Nemčija, Bocvana, Barbados in Lesoto. Leto pozneje - Malavi, leta 1968 pa Avstrija, M alta, Mauritius in Svazi.
Nadaljnji dodatki
V naslednjih dveh desetletjih so se pogodbi pridružile naslednje države: Tonga, Japonska, Fidži, Lihtenštajn, Madžarska, Belgija, Švica, Portugalska, Argentina, Macau, Ciper, Bahami, Surinam, Italija, Izrael, Španija, Dominikanska republika, Sejšeli, Luksemburg, Sveti Vincent in Grenadini, Vanuatu, ZDA. Posebej pomemben je vstop zadnje od teh držav. Ob koncu zgornjega obdobja so se konvenciji pridružile Antigva in Barbuda, Norveška, Grčija, Turčija, Finska, Brunej.
Leta 1991 so število sodelujočih držav dopolnile še Slovenija, Panama, Makedonija, ZSSR in Hrvaška. Leta 1992 se je pogodbi pridružila Rusija kot pravna naslednica razpadle ZSSR. Francija je ta dogodek še posebej pozdravila. Od zdaj naprej lahko v naši državi uveljavite apostille.
Poleg tega so istega leta pogodbenice sporazuma postale Bosna in Hercegovina, Srbija, Belorusija in Marshallovi otoki. Leta 1993 se je pogodbi pridružila le ena država, Belize. Toda naslednje leto sta konvencijo ratificirali dve državi hkrati - Saint Kitts in Nevis, nato pa Armenija. Te države so takoj prejele pravico do svobodne uporabe Apostille v skoraj vseh pogodbenih državah, vključno z Rusijo in Združenimi državami. Avstralija in Mehika sta postali članici konvencije naslednje leto. Nedvomno je vstop teh velikih držav okrepil položaj te skupnosti. Tudi leta 1995Južna Afrika in San Marino sta se pridružila pogodbi.
V zadnjih 15 letih so konvencijo ratificirale tudi Latvija, Liberija, Salvador, Andora, Litva, Niue, Irska, Češka, Venezuela, Švedska, Samoa, Trinidad in Tobago, Kolumbija, Kazahstan, Namibija, Romunija, Bolgarija. Estonija, Nova Zelandija, Slovaška, Grenada, Sveta Lucija, Monako, Ukrajina, Albanija, Islandija, Honduras, Azerbajdžan, Ekvador, Cookovi otoki, Indija, Poljska, Črna gora, Danska, Moldavija, Gruzija, Sao Tome in Principe, Dominikanska republika, Mongolija, Zelenortski otoki, Peru, Kirgizistan, Kostarika, Oman, Uzbekistan, Urugvaj, Nikaragva, Bahrajn, Paragvaj, Burundi. Kosovo, Brazilija, Maroko in Čile so se nazadnje pridružili leta 2016.
težava s prepoznavanjem
Še vedno pa vse države, ki sodelujejo v Haaški konvenciji iz leta 1961, ne priznavajo apostolov drugih članic. Razlogi za to so lahko tehnični ali formalni ter politični. Veliko držav na svetu na primer ne priznava Kosova kot države. Iz tega razloga Ukrajina, Srbija, Belorusija, Rusija ne priznavajo apostila te države. Francija po drugi strani priznava Apostille vseh držav članic.
Iz tehničnih razlogov Grčija ni priznala apostila Ukrajine šele leta 2012.
Pomen Haaške konvencije
Težko je preceniti pomen Haaške konvencije. Po sprejetju je postalo pretok dokumentov med različnimi državami veliko lažji. Vsako leto se konvenciji pridruži vse več držav: Južnoafriška republika, Venezuela, Kosovo, Čile…
Po sprejetju konvencije državam, ki so jo ratificirale, ni treba iti skozi dolg in neprijeten postopek za legalizacijo dokumentov. Zato so sporazum podpisale celo tako majhne otoške države, kot so Marshallovi otoki, Antigva in Barbuda ter Zelenortski otoki.
